Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок выдачи подотчетных сумм в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
С 19 августа 2017 года можно выдавать под отчёт работникам с задолженностью по подотчётной сумме, выданной ранее. Поправка внесена указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У.
Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.
Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.
Тратьте подотчетные суммы только на разрешенные цели
Авансовый отчет — документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на выполнение поручения организации. Авансовый отчет относится к первичным учетным документам (ПУД). Бланк авансового отчета АО-1 не является обязательным к применению.
Это может быть АО- 1 или самостоятельно разработанная форма, которая должна содержать обязательные реквизиты ПУД.
Работодатели обязаны организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании.
Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ, п. 2 Требований N 186н). Причем при составлении Плана (внесении изменений в него) устанавливается (уточняется) планируемый объем поступлений и выплат денежных средств (п. 8 Требований N 186н). Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.
Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет
То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.
В понятие «подотчетная сумма» входит некое количество денег, которое бухгалтерия организации по распоряжению руководства передает ответственным лицам.
Сотрудник не имеет права распорядиться деньгами по своему усмотрению. А для доказательства правомерного использования средств составляется отчет.
Разъяснения Минфина о выдаче денег под отчет
Если чек оформлен с нарушениями законодательства, то налоговая инспекция, скорее всего, будет оспаривать расходы по такому документу, учтенные при расчете налога на прибыль.
Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам. Приказ о выдаче подотчетных сумм пишется в случае, когда необходимо выдать определенную денежную сумму одному из сотрудников предприятия.
А обособленные подразделения будут освобождены от обязанности вести кассовую книгу (при соблюдении определенных условий).
Начиная с 1 июня 2022 года при переводе сотруднику подотчетных сумм, в некоторых случаях придется проставлять код. В платежном поручении они будут означать назначение денег, а также возможность направления средств на погашение долгов.
Как все-таки решается вопрос с чеками онлайн-ККТ при оплате товаров подотчетником? Можно ли для выдачи аванса под хозяйственные нужды использовать зарплатную карту работника? Действительны ли чеки со старой ставкой НДС?
Ограничений на выдачу под отчёт нет. Тем не менее, существуют ограничения на наличные расчёты в рамках одного договора (или чека) – не более 100 000,00 рублей. Если расчёты осуществляются в валюте, то в пересчёте на рубли сумма не должна превышать данный порог. Важно объяснить это подотчетным лицам.
Можно ли для выдачи аванса под хозяйственные нужды использовать зарплатную карту работника? Действительны ли чеки со старой ставкой НДС?
Допускается одновременно выдавать наличные нескольким сотрудникам. Приказ пишут один на несколько сотрудников или индивидуально на каждого.
Основание для выдачи подотчетных денег. Оформление кассовых документов в электронном виде. Деньги в подотчет должникам. Требования к чекам, подтверждающим расходы. Возврат подотчетных денег.
Если работник потратил личные деньги
Ответственность за достоверность данных, содержащихся в первичных документах, несут лица, составлявшие и подписавшие эти документы.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Компания вправе выдавать деньги под отчет, перечисляя их на личные (в том числе «зарплатные») банковские карты работников. Но без нюансов, как водится, никуда.
Как выдать деньги под отчет по новым правилам в 2022 году
Разъяснения на эту тему содержатся в письмах Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781, от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 и от 28.01.2014 № 02-03-09/3057.
Лимит кассы – допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.
После того, как подотчетные средства будут потрачены, лицо, производившее затраты, должно отчитаться перед бухгалтерией.
Но теперь такая возможность закреплена официально.\n\r\n\r\n\n\r\n\n\r\n\n\r\n\r\nОбособленные подразделения и кассовая книга\r\n\r\n\nЕще одно новшество касается обособленных подразделений. В комментируемом указании установлено следующее правило.
Еще одно новшество касается обособленных подразделений. В комментируемом указании установлено следующее правило.
Лицам, не погасившим предыдущие долги, разрешается новая выдача под отчет наличных денежных средств в 2022 году (равно как и безналичных денег). Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этим правилом. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам.
Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов.
Основные цели расходов через подотчётных лиц:
- Командировочные расходы с оплатой проезда и проживания.
- Приобретение материалов (сырьё для производства, канцелярские товары, запчасти к автотранспорту, расходники для оргтехники и прочее).
- Оплата услуг (мобильная связь, услуги переводчика или нотариуса, мелкий ремонт оргтехники или транспорта и другие).
- Оплата госпошлин в различные инстанции (суды всех юрисдикций, Гостехнадзор, ГИБДД и прочие).
Заполнить, распечатать авансовый отчет онлайн
ИП, а ККТ обязан применять продавец. Кстати, до 01.07.2019 не обязательно указывать в чеке наименование и ИНН покупателя (организации или ИП). При этом покупатель (в том числе его подотчетное лицо) не должен использовать онлайн-ККТ.
Благодаря изменениям и новым правилам и подотчет в 2022 году стал проще. Теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 ). При оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись.
Средства, выданные работнику на командировку, приравниваются к его доходам. В любом случае, после возвращения на предприятия сотрудник обязан отчитаться за направление полученных от компании денег.
Приказ со списком работников, которые вправе получать подотчетные деньги, составлять не требуется. Это делается на усмотрение руководства.
Подотчетная сумма — денежные средства, выданные работнику (подотчетному лицу) авансом на расходы организации, например, на:
- хознужды;
- покупку или оплату товаров (работ, услуг);
- командировочные расходы.
Добавим, что на заявлении (где также показывают необходимую сумму, для чего она нужна и срок, на который требуется) руководитель ставит резолюцию (с подписью и датой). Форма заявления произвольная.
Подотчетные деньги выдают:
- руководителю компании;
- работникам (в том числе нерезидентам РФ и сотрудникам с задолженностью по подотчетным суммам);
- физлицам по ГПД (подрядчикам, исполнителям).
В момент передачи денег продавцу подотчетник также не должен выбивать чек ККТ. Так что нет нужды обеспечивать подотчетников переносными ККТ.