Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые документы при приеме на работу 2022 год». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника.
Трудоустройство беженцев из Украины проходит в упрощенной (относительно других иностранцев) форме — по правилам, действующим для российских граждан. Плюс они должны представить в организацию удостоверение беженца.
Перечень кадровых документов, обязательных для организации
Чаще всего с сотрудником заключается бессрочный трудовой договор. Не все знают, что малые предприятия (численность работников не более 35 человек или 20 человек в розничной торговле или бытовых услугах) имеют право по соглашению с работником заключать срочный договор, даже если принимают его не для выполнения временной работы или обязанностей.
Работодатель вправе расширить список документов при приеме на работу и потребовать у соискателя предоставить дополнительные бумаги.
Эксперты КонсультантПлюс разъяснили нюансы оформления на работу различных специалистов. Переходите в Путеводитель по кадровым вопросам и узнайте, кто должен проходить мед.осмотр, какие документы требовать от работников, здесь же вы найдете образцы заполнения кадровых документов и мн.др.
Создание, подписание, применение и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе с 2022 года принято называть электронным кадровым документооборотом.
5. Изменятся правила оплаты допотпуска при травме или профзаболевании
Если ЭДО ведется через портал «Работа в России», то во всех случаях можно будет использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись.
Нужно ли уведомлять ФМС (УФМС России) о принятии временно пребывающего гражданина Киргизии на работу? Предусмотрена ли ответственность за прием на работу без заключения трудового договора и уведомления УФМС России? Ответы на эти вопросы есть в КонсультантПлюс.
А также «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку». Чистые бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с приходно-расходной книгой (статьи 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Часто бланки и приходно-расходная книга хранятся в отделе кадров, потому что бухгалтерия отказывается их брать.
Чем хороша система «Работа в России»? Доступ к ней организован через портал «Госуслуги» через систему идентификации и аутентификации (ЕСИА).
А чтобы доказать, что работники их получали на руки, нужно иметь подпись сотрудника, например, в реестре выдачи расчетных листков.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы. Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и положение о защите персональных данных — это обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), которые должна быть в любой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. За отсутствие каждого — штраф 30 000 руб.
Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание.
10 главных ошибок при ведении кадрового учета в 2022 году
Сразу необходимо отметить, что решение о переходе на кадровый ЭДО каждая организация принимает самостоятельно. В ТК РФ не закреплена обязанность перехода организаций на новую систему ведения кадрового учета. Тем же, кто принял решение о применении нововведения, следует руководствоваться новыми статьями ТК, внесенными Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ. Сроки перехода также не определены.
Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.
Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты.
Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.
Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Перечисленные документы представляются работником нанимателю в добровольном порядке. Оформление и выплата налоговых вычетов и социальных пособий осуществляется работодателем исключительно по заявлению работника на основе перечисленных выше документов.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
Чаще всего ошибки связаны с МРОТ. Большинство руководителей ориентируется на федеральный размер минимальной зарплаты, забывая, что может еще существовать региональное соглашение, которое устанавливает более высокую планку.
Медицинское заключение также требуется при привлечении для выполнения работы, связанной с движением транспортных средств (ст. 328 ТК РФ).
Согласно новшествам право работодателя будет закреплено в самом ТК РФ. Но указанные выше условия также необходимо будет соблюдать.
Шаг 8. Подготовьте документы для ведения кадровой работы
Такая ситуация часто встречается в строительстве. Например, на территории заказчика работает подрядчик. Работники смешиваются в ходе производственного процесса, а следить за соблюдением правил охраны труда становится гораздо сложнее.
Как правильно принять иностранца? Какие документы нужны для оформления договора с иностранным работником? В каких случаях нужно уведомлять миграционную службу?
Если вы оказались в такой ситуации, сначала оцените состояние кадровой документации у работодателя и оформите результаты проверки.
Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договоров, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.
Там, «за штатом» — только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.
В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет штатный или приходящий бухгалтер, либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил.
Основной нормативный акт, регулирующий труд иностранных работников, — закон «О правовом положении иностранных граждан в РФ» от 25.07.2002 № 115-ФЗ. Кроме того, на иностранцев распространяются нормы ТК РФ и иных законодательных актов, регулирующих трудовые отношения в РФ.
В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д.
Брать согласие с работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2021 года, не надо.
Если по итогам такой проверки будет выявлено, что документы недостоверны, ФСС России вправе выставить работодателю требование о возврате выплаченных средств.
Однако на сегодняшний день такого документа не существует. Окончание работы над документом и его подписание планируется на вторую половину 2022 года. Напомним, сейчас это три календарных дня со дня обращения работника. Со следующего года отведенные дни станут считать либо так же, либо от дня поступления запроса в Пенсионный фонд.
Прием на работу с электронной трудовой книжкой
Это только два примера важных изменений, на самом деле их гораздо больше. От квот на иностранных сотрудников, которых можно привлекать к работе, до глобальных изменений в электронном кадровом учете.
В электронном виде работник сможет знакомиться с внутренними документами работодателя, заключать трудовой договор, подавать заявления работодателю и пр.
Итоговые рекомендации по организации кадрового делопроизводства
Перечень дополнительных документов открытый, поэтому определяющим является то, что истребование любого дополнительного документа должно иметь законное основание.
Закреплен механизм назначения и выплаты пособий без заявления застрахованного лица – с использованием электронного документооборота между страхователем, медорганизациями, уполномоченными органами. Например, для назначения пособия по беременности и родам сведения о размере зарплаты будут поступать в ФСС России от работодателя, а о факте рождения ребенка – из Единого госреестра ЗАГС.
Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись.