Справки при увольнении в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Справки при увольнении в 2023 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.

Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году: сравнительная таблица с комментариями

Какие документы были выданы в 2022 году	Какие документы будут выдавать в 2023 году	Документ, утвердивший форму 2023 года	Что изменилось
Обязательно
Бумажная тетрадь для тех, кто сохранил бумажную версию	Бумажная рабочая тетрадь для сотрудников, которые ведут бумажную версию книжки	По существующей форме (фактически).	Без изменений
Форма СТД-Р при переходе на электронный формат трудового коллектива	Форма СТД-Р при переходе на электронный формат трудового коллектива	Утверждена приложением № 1 к приказу Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н	Без изменений
Выписка из раздела 3 РСВ «Персональные сведения о застрахованных лицах» (год)	Выписка из раздела 3 РСВ «Персональные сведения о застрахованных лицах» (год)	Утверждены приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЭД-7-11/878@	С 2023 года используется новая форма.
Выписка из СЗВ-СТАЖ (год)	Выдержка из EFS-1. Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» в пункте 1.	УФС-1 утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 г. № 245п.	Форма СЗВ-СТАЖ была отдельной, с 2023 года она стала частью единой формы ЭФС-1. По сути, он не изменился.
Выписка из СЗВ-М (последний месяц)	Выписка из персонифицированной информации о физических лицах	Утверждены приказом ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЭД-7-11/878@ в приложении № 2.	Форма снова утверждена.
Оригиналы документов, если они были переданы в отдел кадров	Оригиналы документов, если они были переданы в отдел кадров	Разные.	Без изменений
Платежная квитанция	Расчетный лист за последний месяц (или рабочий период месяца)	По форме утвержденной и заявленной в компании.	Без изменений
Трудовой сертификат на 2 года по форме 182н			Отменено с 2023 г
Справка о доходах на физическое лицо (бывшая Форма 2-НДФЛ, с 2022 года вошла в состав 6-НДФЛ) Примечание. См раздел о запросе работника.			Выдается по запросу
По желанию работника
	Справка о доходах работников и НДФЛ по форме приложения 1 для расчета 6-НДФЛ (ранее 2-НДФЛ)	Утвержден в составе 6-НДФЛ приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЭД-7-11/881@	Выдается надежно.
Справка о среднем заработке для службы занятости	Справка о среднем заработке для службы занятости	Форма аттестации утверждена региональными центрами занятости. По Москве: Приложение 1 к приказу ДЦЗН по городу Москве от 24.12.2018 № 1721	Без изменений
Приказы о приеме, увольнении, выделениях, переводах	Приказы о приеме, увольнении, выделениях, переводах	По формам, используемым в организации	Без изменений
Плюс
Выписка из формы ДСВ-3 за окончание квартала, переведенных вкладов в накопительную часть пенсии.	Выдержка из EFS-1. Абзац третий «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечисляются дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачивается взнос работодателя»	УФС-1 утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 г. № 245п.	Форма ДСВ-3 включена в единую форму отчетности ЭФС-1, которая направляется в Соцфонд России

Какие документы работодатель обязан выдавать при увольнении в 2023 году

Существует список обязательных документов, которые несут важные сведения как для самого уволенного, так и его будущего работодателя. Перечень документов при увольнении от работодателя в 2022 и 2023 годах между собой существенно отличается. Однако изменения коснулись лишь названия выдаваемых форм, но не их назначения.

Назначение документа	Было в 2022 году	Стало с 2023 года
Трудовая книжка	Бумажный экземпляр или сведения о трудовой деятельности (справка СТД-Р)
Сведения о доходах в месяце увольнения	Расчетный лист после окончательного расчета, содержащий сведения о всех начислениях и удержаниях (ст. 136, 140 ТК РФ)
Сведения для расчета пособия по нетрудоспособности	Справка 182н	—
Сведения о застрахованном лице	Выписка из СЗВ-М за последний месяц работы	Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за месяц увольнения
Сведения о взносах	Копия раздела 3 формы РСВ за последний квартал работы
Сведения о стаже	Выписка из СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения	Выписка из формы ЕФC-1 за год увольнения (подраздел 1.2 раздела 1)

Изменения в формах СТД-Р и СТД-ПФР

Формы СТД-Р и СТД-ПФР фактически представляют собой документ, заменяющий бумажную трудовую книжку. В данных документах фиксируются сведения о трудовой деятельности работника.

При этом работодатели заполняют форму СТД-Р, в которой фиксируют период работы в конкретной организации. А форму СТД-ПФР работник может получить в Пенсионном фонде РФ. В данной форме уже будут отражены все периоды деятельности гражданина как по трудовому, так и гражданско-правовому договору, когда организация уплачивала с выплат по договору страховые взносы в ПФР.

Формы СТД-Р и СТД-ПФР утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Минтруд подготовил изменения в данные формы. С 2023 года планируется приказ № 23н признать утратившим силу и заменить его новым. Соответствующий проект приказа Минтруд России уже разработал.

Отметим, что основной причиной замены действующих форм на новые является объединение с 2023 года Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ (Федеральный закон от 14.07.2022 № 236-ФЗ «О Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации»). Вместо существующих в настоящее время двух фондов будет действовать только один объединенный фонд – Фонд пенсионного и социального страхования РФ. Вводится сокращенное наименование фонда – Социальный фонд России (СФР).

Поскольку действующие формы содержат упоминание Пенсионного фонда РФ, и аббревиатуру ПФР, данные сведения будут актуализированы. В обновленной форме будет указание на Социальный фонд России (СФР). Соответственно, форма СТРД-ПФР будет именоваться СТД-СФР.

В остальном данные формы не изменятся, сохраняются прежние сведения и графы. Фактически изменения носят технический характер. Тем не менее, с 1 января 2023 года выдавать работникам СТД-Р потребуется по новой форме. В настоящее время приказ Минтруда России с новыми формами еще не утвержден, но очевидно, что это будет сделано к 2023 году.

Также отметим, что порядок заполнения формы СТД-Р, порядок выдачи данной формы работникам в 2023 году не изменяется. Поэтому необходимо руководствоваться прежними правилами:

1. При увольнении работника – выдавать форму СТД-Р в день прекращения трудового договора. Если работник в последний день работы отсутствует или отказывается от получения данной формы, СТД-Р на бумажном носителе необходимо направить работнику заказным письмом с уведомлением о вручении. Получать предварительное согласие работника на такую отправку не надо (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
2. В период работы, если работник запросил такую форму. СТД-Р необходимо выдать в течение 3 рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления.

Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении

Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:

• трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
• справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
• копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
• копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
• копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
• другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.

Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:

• отчет СЗВ-М можно сформировать по информации только с апреля 2016 г. Раньше этого отчета не было;
• отчет СЗВ-СТАЖ можно сформировать по информации только с января 2017 г., поскольку раньше он также не создавался;
• копию раздела 3 можно создать по информации только с января 2017 г., т.к. ранее этой формы также не было.

Документы, подлежащие выдаче работодателем

При прохождении процедуры прекращения трудовых правоотношений сотруднику нужно выдать необходимые бумаги. Для того, чтобы понять принцип, нужно понимать процесс увольнения работника по его желанию. Он состоит из следующих этапов:

1. Подача заявления о расторжении соглашения.
2. Издание приказа на бланке формы Т-8 и его подписание директором организации.
3. Проставление записи в личной карте увольняющегося лица.
4. Работника под роспись знакомят с соответствующим приказом и записью в индивидуальной карточке. Он проставляет свою роспись и дату.
5. Уполномоченный сотрудник отдела кадров проставляет запись в трудовой книжке на основании требований делопроизводства.
6. Она заверяется руководством компании либо другим уполномоченным лицом.
7. Документы выдаются в последний трудовой день увольняющемуся гражданину.

Работодатель обязан выдать:

• Трудовую книжку;
• Справочную информацию о размере заработка и иных вознаграждений за период его работы на предприятие по установленной форме 182Н;
• Другую документацию по заявлению увольняющегося.

Выплаты при увольнении по статье

Не всегда удаётся расстаться с работодателем полюбовно. Иногда увольнение сопровождается скандалом. В итоге увольняют по инициативе работодателя в соответствии со статьёй 81 Трудового кодексе. В ней перечислены самые разные основная для увольнения — от прогулов до появления на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.

Но стоит запомнить вот что — по какой бы статье не уволили, работодатель обязан отдать трудовую книжку и выплатить расчёт и компенсацию за неиспользованный отпуск.

Но в данном случае сотрудник лишается дополнительного вознаграждения в виде премий и поощрений, которые выдаются при увольнении по нормативным актам организации. Если увольнение по статье несправедливое, то нужно жаловаться в трудовую инспекцию и подавать иск в суд.

Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД. Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

• аттестационных листов;
• дипломов, справок и других бумаг об образовании;
• справок об отсутствии судимости или её наличии;
• документов о повышении квалификации;
• характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

Справки о размерах заработной платы

Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.

Информация Допускается ее составление как заранее, перед тем как произойдет само увольнение, так и уже после того, как он случится.

Универсальная обязательная форма отсутствует, однако рекомендуется заполнять его по бланку, который приведен в письме Министерства Труда от 15 августа 2016 года. Однако даже при составлении его в произвольной форме сотрудники службы занятости не вправе отказать в его приеме.

Требуется указать в нем все виды выплат за это время, включая:

• собственно зарплату;
• премии (их совокупная сумма на год делится на 12 и такая величина добавляется к каждой из трех месячных зарплат, указываемых в данном документе);
• доплаты и надбавки;
• комиссионные;
• «тринадцатую зарплату».

• СТД-Р выдаётся обязательно работникам с электронной трудовой книжкой.
• Если у работника бумажная трудовая, выдача справки — на усмотрение нанимателя.
• СТД-Р выдаётся в двух случаях: при увольнении и по запросу работника.
• Она содержит сведения о текущем или последнем месте работы.
• Запрашивать справку можно неограниченное число раз.
• За невыдачу справки по запросу придётся заплатить штраф.
• Справка выдаётся в бумажной или электронной форме. В какой именно — зависит от запроса работника.

Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении

Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:

• трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
• справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
• копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
• копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
• копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
• другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.

В какой срок должны выдать справки при увольнении?

Трудовое законодательство обязывает работодателя выдать документы в следующие сроки:

• справка о заработной плате, трудовая книжка– в день увольнения;
• формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и расчет по страховым взносам — в день увольнения;

Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК, п.п. 2-2.3, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ч. 4 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ.

При отсутствии возможности выдать документы в последний рабочий день, работодатель должен направить работнику уведомление о том, что он обязан их получить либо согласиться на отправку почтовым отправлением. Уведомление направляется по адресу по месту жительства сотрудника.

• остальные справки и копии документов – в течение трех дней от даты подачи заявления с просьбой об их выдаче (ч. 1 ст. 62 ТК).

Рекомендуется фиксировать дату поступления заявления в любом регистрационном регистре (например, журнале входящей корреспонденции), чтобы не допустить проблем, связанных с нарушением сроков.

Документы по требованию

Сотрудник в своем письменном заявлении вправе просить администрацию выдать ему дополнительные бумаги. В перечень документов, которые предоставляются на запрос работника, обычно входит:

1. Справка по форме 2-НДФЛ. При увольнении лица организация обязана подготовить 2 такие справки – для налоговой и для самого сотрудника. Но последнему документ выдается только по письменному требованию.
2. Справка для службы занятости. Обычно такой документ требуется при назначении пособия по безработице. Единого бланка не утверждено, но в справке нужно указать данные о предъявителе и его среднем заработке.
3. Копии приказов – об увольнении, о переводе, о назначении на другую должность, о поощрениях и тому подобное.
4. Записка-расчет. Используется единая форма Т-61. В документе отображается расчет выплат сотруднику при увольнении.

Обязательные документы

Большинство конфликтных ситуаций связано с выдачей трудовой книжки. Часто руководство недовольно увольнением человека по собственному желанию, и под разными предлогами не отдает книжку на руки. Соответственно, работник не может официально устроиться на новое место. Если такое происходит, лучше не терять время, а написать письменное заявление в Трудовую инспекцию. Время на рассмотрение обращения — тридцать дней. Сотрудники ведомства проведут проверку и вынесут предписание руководству организации, оштрафуют ответственных лиц или юрлицо по статье 5.27 КоАП РФ. Кроме того, стоит помнить, что за каждый день задержки трудовой организация обязаны выплачивать работнику заработную плату. Пока трудовая не выдана — работник официально не уволен.

Главное, что должен знать работник — нельзя расписываться в получении документа, пока он не оказался на руках, иначе жалобу признают необоснованной.

В последний день работы увольняющийся получает окончательный расчет по выплате зарплаты, а вместе с ним и расчетный лист, где отражаются все сведения о начислениях.

Нужно помнить, что еще должен выдать работодатель — это документы персонифицированного учета, содержащие информацию о застрахованном лице и его стаже. Для их оформления применяется форма СЗВ-М за последний месяц и СЗВ-СТАЖ. Указанные формы ведутся сводными таблицами на всех сотрудников. Поэтому в отделе кадров делают выписку из них на конкретного сотрудника только с его личными данными.

Обязательно проводится выдача справки о заработке за два предшествующих года, с которого производились отчисления в ФСС. Образцом служит форма 182н. Такую справку необходимо предоставить новому нанимателю для подсчета оплаты больничных листов, пособий в связи с материнством.

Обратите внимание: приведен исчерпывающий перечень, какие документы при увольнении обязан выдать работодатель сотруднику в 2021 году. Жаловаться на непредставление иных бумаг, если они не запрашивались, бессмысленно.

Документы при увольнении

Все документы, выдаваемые при увольнении в 2017 году, можно разделить на обязательные и те, которые выдаются на основании заявления работника. К обязательным документам в первую очередь относится трудовая книжка. Выдача трудовой книжки при увольнении должна быть произведена в день прекращения трудового договора, т. е. как правило, в последний день работы сотрудника (ст. 84.1 ТК РФ, п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Кроме того, в список документов, выдаваемых при увольнении в обязательном порядке, входит справка о заработке за текущий год и 2 предшествующих года (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ ). Она будет нужна для расчета соцстраховских пособий на следующем месте работы сотрудника.

Похожие записи:

• Пособие по безработице в 2022 в Московской области минимальная
• Подписание договора задним числом недействительность
• Казначейский счет для коммерческой организации — что это и как с ним работать