Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Форма СТД-Р: основные вопросы работодателей». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Изменения в рабочей книжке вносить можно, но делать это нужно согласно нормативно-правовым актам. На каждой странице исправление имеет свои особенности. Так, к примеру, на титульнике зачеркивается только ФИО и дата рождения, если таковые меняются в силу обстоятельств. Другие записи можно только дополнять. Пропускать же строчки в данном месте нельзя.
Пропуски строк в трудовой книжке на других разворотах нежелательны. Но в ситуации с печатью, занявшей несколько строк, сделать это необходимо, так как запись новой фирмы не должна пересекаться с ранее сделанной (прежней организации). Также нужно пропустить строку, чтобы информация во всех графах была на одном уровне. В остальном пустые строчки в книжке сотрудника незаконны. Данные такого характера необходимо признавать недействительными, чтобы избежать дополнительных внесений.
В любом из вариантов фиксирование каждой информации или ее изменение (исправление ошибки, неточности) сопровождается подтверждением – документом, который является основанием для записей. К тому же нужно, чтобы владелец книжки лично проверил правильность и достоверность написанного, поставив свою подпись в знак подтверждения. Заверить записи подписью и печатью должен человек, занимающийся данными процедурами на предприятии.
Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?
После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).
Перед оформлением вкладыша следует иметь в виду, что его обложка не должна иметь повреждений. Кроме того, также как и при оформлении трудовой книжки, нужно следить за тем, что все сведения вносились правильно, так как зачеркивания недопустимы, а исправления — нежелательны.
Сотрудникам кадровых служб следует знать, что вкладыш не имеет юридической силы без самой книжки. Поэтому, если новый сотрудник предоставил вкладыш без трудовой книжки, заполнять его нельзя.
Как восстановить трудовую книжку при утере?
Способ получения замены данного документа при его утрате прописан в Постановлении. В самом начале работник должен известить начальника на последнем месте работы о том, что потерял трудовую книжку. В этом случае нужно в письменном виде написать заявление в свободной форме, где будут указаны причина потери и выражено желание воссоздать трудовую.
Документы, которые потребуются от сотрудника для восстановления трудовой:
- заполненное письменно заявление в отделе, занимающемся набором кадров;
- всевозможные документы, способные подтвердить стаж, архивные записи, выписки, приказы и т.д.;
- при закрытии компании документы о трудоустройстве можно получить в суде, но для этого нужно заранее подать иск и предоставить доказательную базу о трудоустройстве на данный момент.
Кто вносит исправления в трудовую книжку
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.
Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.
С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.
Как исправить ошибки другого работодателя
Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прежнего места работы, то вариантов несколько.
Отправить кандидата к прежнему работодателю, чтобы тот внес пропущенную запись.
Завести новую трудовую книжку. Если нет документов, которые подтверждают, что сотрудника уволили с прежнего места работы, вносить запись нельзя. Со слов работника делать записи в трудовой книжке запрещено.
Объясните сотруднику, что отсутствие записи об увольнении повлечет сложности при назначении пенсии и расчете стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности. По заявлению сотрудника, например, о потере трудовой книжки, оформите новую трудовую.
Принять работника по совместительству. Иметь два основных места работы по закону нельзя. При проверке трудовая инспекция может посчитать, что сотрудника незаконно приняли на основную работу, и оштрафовать работодателя.
Поэтому, если работник не хочет оформлять новую трудовую книжку, его можно принять по совместительству. Поскольку записи о работе по совместительству в трудовую книжку чаще вносит работодатель по основному месту, то по общему правилу новому работодателю не нужно делать какие-либо записи в книжке сотрудника.
Внести пропущенную запись по подтверждающим документам: основанием будет заверенная копия приказа об увольнении или архивная справка. Компания обязана оказать сотруднику помощь в получении таких документов. Поэтому по просьбе сотрудника отправьте запрос на его прежнее место работы или в архив.
Перенос подписи и печати на новую строчку и ошибки при ведении трудовой
Много споров и вопросов у сотрудников кадровых отделов вызывает ситуация, когда подпись руководителя в трудовой книжке перенесена на новую страницу. О том, что делать в такой ситуации, нет заметки ни в одном законодательном акте, а поэтому сложно судить о правильности действий при недостатке места для подписи и печати работодателя.
Стоит отметить, что в нормативных актах трудового законодательства указано, что в трудовой книжке не должно быть пустых строк. То есть каждая следующая запись должна вноситься в следующей строке, после предыдущей. Если принимать это в учет, то перенос подписи на новую страницу не является ошибкой. Тем более, после заверения записи работодателем, под ней свою подпись должен поставить владелец трудовой книжки.
С другой стороны, некоторые кадровики оставляют пару пустых строк в конце, перенося запись на следующую страницу. Формально это считается нарушением правил ведения трудовых книжек, а на практике подобные ситуации достаточно редко могут вызывать проблемы у владельцев. Но как бы там ни было, лучше перестраховаться и делать все по закону.
Нужно ли делать отступ в трудовой книжке между записями
Так или иначе, но именно эти правила называются инструкцией для работников отдела кадров (или методическими рекомендациями), а также они содержат полный перечень правил, на которых основывается заполнение трудовой книжки. Фото записи в трудовой книжке Образцы записей в трудовой книжке вы можете видеть на фото: Кто имеет право заполнять книжку? Конечно, абсолютное право на заполнение трудовой книжки имеет только сотрудник отдела кадров или работодатель. Кадровик это тот сотрудник, в должностные обязанности которого входит непосредственное ведение трудовых книжек, так как по правилам он должен знать все нормы их ведения и хранения.
Что касается работодателя, то при отсутствии сотрудника отдела кадров, на него ложится функция по ведению трудовых и все вот почему – по сути именно работодатель должен ставить запись в трудовой.
Записывая данные в рабочую книжку, необходимо понимать, что она является особенным документом для самого владельца и для руководителя. Поэтому все записи фиксируют предельно внимательно по правилам, установленным законодательством.
Существует множество ситуаций, где совершаются ошибки, недочеты, так как документ заполняется от руки. Одной из актуальных является проблем, можно ли пропускать строки в трудовой книжке.
Особенности заполнения трудовой книжки Трудовую заполняет человек, компетентный в этих делах. Проведение данной процедуры в основном проводит руководитель компании, работник по кадрам, другой человек (в силу своих обязанностей).
Особенности заполнения трудовой книжки
Трудовую заполняет человек, компетентный в этих делах. Проведение данной процедуры в основном проводит руководитель компании, работник по кадрам, другой человек (в силу своих обязанностей). Этим лицам нужно знать, какие документы могут помочь:
- ТК России;
- Правила ведения трудовых книжек (Постановление правительства);
- Инструкция по ведению трудовых (Постановление Минтруда).
Фиксирование информации в книжке работника начинается с прихода гражданина на предприятие. Работодатель выдает новый бланк (с последующим взиманием платы за него), затем начинается оформление. Есть несколько аспектов, касающихся этих действий:
- информация на титульнике;
- информация о работе сотрудника;
- информация о награждениях.
Аннинская школа интернат 35 01 09 2015 Принята воспитателем 2 категории в Приказ от 01.09.2015 № 136 дошкольное отделение Вносимые в трудовую книжку записи должны следовать одна за другой, а каждый из работодателей или кадровиков должен следить за наличием всех порядковых номеров. Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом? В некоторых случаях запись вносится «задним числом».
Важно
В этом нет ничего удивительного, если учесть, что записи могут вноситься в течение 5 рабочих дней после приёма работника. Главное, чтобы дата в графе не отличалась от указанной в трудовом договоре даты.Если, судя по документам, работник не вызывает доверия, вполне целесообразно сделать запись в трудовую книжку на пятый день, но не раньше.
На практике часто встречаются случаи, когда недисциплинированные работники не выходили на работу на второй или третий день.
Подпись на титульном листе документа проставляет лицо, ответственное за заполнение книжек на первом месте трудоустройства. Как ставится печать? Обязанность заверения записей печатью установлена Правилами и Инструкцией.
Допускается использование печати, зарегистрированной в качестве основной. Печать для документов в трудовых книжках не применяются.
Оттиск круглой печати организации или ИП вносится:
- На титульный лист при внесении первой записи. Отсутствие печати не изменяет юридической силы документа.
- На внутреннюю обложку книжку при исправлении записи титульного листа, например, при смене фамилии.
- На заключительную запись при увольнении.
При удостоверении последней у работодателя записи оттиск должен заходить на текст, при этом запись должна быть различима и доступна для чтения.
Что делать сотруднику, если работодатель не внес запись в трудовую
Отсутствие записи – это всегда проблема для работника. Даже если новый работодатель не заметил отсутствующей записи, сложности возникнут в определении стажа деятельности при установлении размера пенсии. А потому на данный просчет можно и нужно обращать внимание.
У работника есть следующие варианты действий:
- Основной вариант – обращение к бывшему работодателю с просьбой внести отсутствующую запись.
- Если прошлое место работы было ликвидировано, то имеет смысл обратиться к нынешнему работодателю. Ему нужно предоставить все документы, подтверждающие, что сотрудник реально работал в компании. К примеру, это может быть трудовой договор.
Рассмотрим еще одну ситуацию. Прежний работодатель отказывается вносить запись. В данном случае сотруднику имеет смысл направить жалобу в трудовую инспекцию. Но здесь встает новая проблема – для жалобы человеку нужно подтвердить, что он действительно работал в компании.
Как ему это сделать, если отсутствует и запись в книжке, и трудовой договор? Даже в этом случае трудящийся защищен с точки зрения закона. Существуют соответствующие прецеденты. К примеру, это решение коллегии Хабаровского краевого суда.
Коллегия рассматривала следующее дело: сотрудник был принят в компанию, однако его «провели» мимо кадрового отдела. С ним не заключили трудовое соглашение. Его книжку приняли, но не поставили в ней никаких записей. Книжка была отдана обратно без всяких записей.
Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства рассмотрел в пределах компетенции обращение по вопросу наличия пустых строк в трудовой книжке и сообщает.
В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом.
В соответствии с указанными актами в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.
В этих документах не регламентируется, чтобы работодатель оставлял пустую строку между записями о приеме на работу и об увольнении с предыдущего места работы.
| Заместитель директора Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства | Т.В. Маленко |
На работодателе лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
С этой целью он должен самостоятельно разработать книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.
Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых.
В п. 40 Приказа Минтруда уточняется, что обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и печатью. При этом с 1 сентября 2021 года отменяются требования по сургутной печати и опломбированию.
Аннинская школа интернат 35 01 09 2015 Принята воспитателем 2 категории в Приказ от 01.09.2015 № 136 дошкольное отделение Вносимые в трудовую книжку записи должны следовать одна за другой, а каждый из работодателей или кадровиков должен следить за наличием всех порядковых номеров. Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом? В некоторых случаях запись вносится «задним числом».
Важно
В этом нет ничего удивительного, если учесть, что записи могут вноситься в течение 5 рабочих дней после приёма работника. Главное, чтобы дата в графе не отличалась от указанной в трудовом договоре даты.Если, судя по документам, работник не вызывает доверия, вполне целесообразно сделать запись в трудовую книжку на пятый день, но не раньше.
Варианты выхода из ситуации
В тех случаях, когда работник много раз меняет работу, рано или поздно может случиться, что место в трудовой книжке будет исчерпано. Такая ситуация предусмотрена законодательством и не создаёт проблем.
Когда человек сталкивается с такой ситуацией, он может предположить, что ему потребуется новая трудовая книжка .
Однако закон предусматривает наличие только одного экземпляра данного документа. Нельзя закончить одну книжку, а затем начать другую, храня первую дома.
Вторая книжка (дубликат) возможно только в том случае, когда она была утрачена . В этом случае заводится новый документ, который работник пытается восстановить, насколько это возможно.
После того, как место в документе было исчерпано , предусматривается использование специального вкладыша. Если со временем и он закончится, разрешатся использовать следующий.
Новый сотрудник сразу принес вам две трудовые, в которых периоды его работы не совпадают
Вторую трудовую книжку ему оформили у предыдущего работодателя, а первую он также нашел уже после того, как ему открыли новую. В этом случае попросите самого работника выбрать, в какую из двух книжек внести запись о приеме на работу. Ведь стаж в старой книжке может оказаться куда больше, чем в новой.
На хранение возьмите только ту трудовую книжку, в которой вы сделали запись о приеме на работу. Вторую можете отдать обратно работнику. Однако рекомендуется сделать с нее копию. Она может понадобиться для подтверждения страхового стажа сотрудника, когда вам надо будет рассчитывать ему пособие по временной нетрудоспособности.
Есть и другой вариант, более выгодный для вашего работника. Верните ему обе трудовые книжки и попросите отнести их прежнему работодателю. Тому, кто как раз и оформил новую трудовую книжку. Пусть он перенесет все данные из нее в старую. После чего у работника на руках будет только одна трудовая — с полными данными о стаже.