Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «За какой год уничтожать кадровые документы в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Полувековой период хранения установлен и для гражданско-правовых договоров с физическими лицами, а также актов по ним (ст. 301 Перечня № 236).\n\n\n\n\nВажно\n\n\n\n\nС 1 сентября 2021 года работодатели не обязаны вести личные карточки и знакомить сотрудников с записями в форме № Т-2 (также см. «Роструд: работники больше не должны расписываться в личных карточках по форме № Т-2»).
Выделим принципиальные изменения в оформлении документов, которые вступили в силу с 1 января 2022 года. Они касаются оформления больничных и транспортных накладных, доверенностей, документов для госзакупок, изменений в товарной номенклатуре для внешнеэкономической деятельности, порядка сдачи бухотчетности.
Таким образом, работникам больше не потребуется бумажный документ, весь процесс оформления больничного будет в электронной форме. Работодателю нужно сообщить только номер электронного документа.
Сколько хранить налоговые документы
После уничтожения составляют еще один акт о фактическом уничтожении, в нем тоже указывают данные о компании и уничтоженных документах.
Храните отчеты, налоговые и бухгалтерские документы в архиве Контур.Экстерна. Архив всегда доступен, можно скачать на свой компьютер.
Увеличили список работников, у которых надо получать письменное согласие на командировку, работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу.
С 8 января 2022 года ввели отдельные карточки по воинскому учету. Их нужно завести по работникам-призывникам, военнообязанным и отражать там приемы, увольнения, информацию о воинском учете. Ведут карточки в электронном и бумажном виде. Хранить в алфавитном порядке.
Какими видами электронной подписи какие виды документов могут подписываться со стороны работодателя и работников (как можно сэкономить за счет минимизации применения квалифицированной ЭП, заключив соглашение). Какой состав мероприятий надо провести работодателю и какие документы оформить для запуска новой технологии (что включить в ЛНА, как уведомить работников, получить согласие сотрудников и др.).
Инструкция по уничтожению кадровых документов с истекшим сроком хранения
С 2022 организации должны учитывать изменения, касающиеся сроков хранения отчетности и бухгалтерских, налоговых, кадровых документов, а также использовать новые сроки, чтобы избежать штрафов. Расскажем, сколько нужно хранить бумаги, что грозит за нарушения, как себя обезопасить.
В электронном виде можно оформлять не только транспортные накладные, но и заказ-наряды, сопроводительные ведомости.
Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.
Закреплен механизм назначения и выплаты пособий без заявления застрахованного лица – с использованием электронного документооборота между страхователем, медорганизациями, уполномоченными органами. Например, для назначения пособия по беременности и родам сведения о размере зарплаты будут поступать в ФСС России от работодателя, а о факте рождения ребенка – из Единого госреестра ЗАГС.
После истечения 5 лет первичку можно уничтожить, но только после завершения ее проверки налоговыми и другими контролирующими органами, а также аудиторской проверки (письмо Росархива от 26.03.2020 №7/905). Экспертная комиссия организации не обладает полномочиями по проведению проверок. При разногласиях первичку хранят до разрешения спора.
ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.
Закон разрешает уничтожать только те документы, для которых истек предписанный законодательством срок хранения.
Порядок взаимодействия портала Госуслуг с сайтом «Работа в России» и информационной системой работодателя должно утвердить Правительство. На данный момент такого документа нет.
Бухгалтерские документы: зачем хранить
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
На смену ему пришел Приказ Росархива, в котором некоторые сроки хранения документов в организации стали иными. Новый срок хранения документов в организации (таблица) приведен в нашей статье. В частности, вы этой таблице вы найдете новый срок хранения бухгалтерских документов в организации и новый срок хранения документов по СОУТ в организации.
Уничтоженные документы, по умолчанию, не могут быть восстановлены. Необратимость данной процедуры требует особо ответственного отношения к отбору документов, подлежащих уничтожению, и к самой процедуре.
Кстати, перечень документов с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом, содержит особенные сроки и пометки. О том, что они означают, вы также узнаете из статьи.
После выдачи работнику оригинала бумажной трудовой, работодатель освобождается от необходимости хранить этот документ. \n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\nИз общего правила имеются исключения. Например, документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий, можно уничтожить уже через три года (ст. 454 и 434 Перечня № 236).
В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).
Всегда доступный архив на компьютере
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Более 100 новых законов и постановлений принято в конце 2021 года. Что-то вступило в силу в 2021, что-то действует с 01.03.2022. В статье рассказываем о самых значительных, на наш взгляд, изменениях, которые влияют на работу кадровиков. Даем рекомендации, как бухгалтерам избежать в 2022 штрафов соцстраха, зарплатных комиссий налоговой.
Нормативными актами не установлена специальная процедура уничтожения электронных документов. Поэтому компании должны придерживаться обычного порядка проведения утилизации. Экспертная комиссия также проводит экспертизу и оформляет акт о выделении к уничтожению электронной документации, чей срок хранения истек. В акте на уничтожение следует отразить, кто, когда и каким методом провел утилизацию.
Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны
Если макулатура была уничтожена сторонней фирмой, то в акт следует включить реквизиты первичного документа, оформленного по факту оказания такой услуги.
К кадровым документам принято относить: графики сменности, табели использования рабочего времени, личные дела, трудовые договоры и т.д. Началом исчисления срока хранения для некоторых из них является проведение налоговыми органами проверки. Теперь для таких документов дополнительно предусмотрен срок хранения, равный 10 годам, на случай, если такая проверка не проводилась.
Кадровый электронный документооборот с 1 января 2022 года описан и регламентирован в новых статьях ТК РФ: 22.1-22.3. Переход на кадровый ЭДО — дело добровольное.
Большинство кадровых документов можно перевести в электронный формат и вести в информационной системе без дублирования их на бумаге.
Таким образом, если дела за предыдущие годы с истекшими сроками хранения не были внесены в акты об уничтожении (что скорее всего), то уничтожать их в 2022 году нужно на основании Перечня 2019.
В конце 2021 года в ТК РФ заработали поправки, которые позволяют перейти на полноценный кадровый электронный документооборот (КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Сразу оговоримся – это право, а не обязанность работодателя! В чем будет разница при реализации КЭДО в своей информационной системе и при использовании государственного портала «Работа в России».
Для большинства бухгалтерских бумаг он составляет пять лет. Нюансы связаны с порядком расчета этого срока.\n\n\n\nТак, для первичных учетных документов, регистров бухучета, бухотчетности и аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается после соответствующего отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
С 01.01.2022 действует запрет на ввоз и реализацию некоторых товаров из ряда стран, установленный N 700. С 08.04.2022 действует недружественных государств (приложение к постановлению N 209).
Сроки хранения дел, заведенных в делопроизводстве, в «старой» и «новой» номенклатуре дел отличаются. На какую номенклатуру ориентироваться при уничтожении дел за предыдущие годы?
Уточнены положения об учете среднего заработка в случаях, когда гражданин на момент наступления страхового случая работает в нескольких местах. Закреплено, что пособие по временной нетрудоспособности не может быть ниже МРОТ. Предусмотрено применение районных коэффициентов к зарплате и среднему заработку для исчисления пособий.
В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.
Срок хранения статистической отчетности
Так, минимальное время хранения налоговых документов установлено в Налоговом кодексе, бухгалтерских — в Законе о бухучете.
Важно определить правила, сроки хранения каждого типа бумаг, затем закрепить положения в локальных актах компании. Если в нормативных актах обозначены разные сроки хранения, безопаснее применять максимальный из них (письма Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598 и Росархива от 13.03.2020 № 7/693).
Сколько нужно хранить документы организации? Сколько нужно хранить отдельные виды документов? Как уничтожать документы организации? Какой порядок уничтожения документов? Это вопросы, которые всегда задают слушатели наших курсов.
Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.
При отсутствии документа в данном перечне его срок хранения определяется на основании экспертизы его ценности.