Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто занимается кадрами в организации если нет отдела кадров». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.
Пандемия COVID-19 так или иначе повлияла на все сферы жизни, в том числе на возможность и условия посещения других стран.
В любой организации существуют документы по кадровому учету. На насущные вопросы, возникающие при их оформлении и ведении, ответила Валентина Вацлавовна Филиппович.
Шаг 5. Проверьте, как оформлен на работу руководитель
Прежде всего требуется определить объем работы и примерный норматив численности работников кадровых служб для поручаемой работы (учитывается численность работников организации и перечень выполняемых функций).
ВАЖНО! С 08.01.2015 командировочное удостоверение и служебное задание вышли из перечня обязательных документов (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).
Этот этап является обязательным, поскольку осуществить прием-передачу кадровых дел и иной документации в сфере работы с персоналом без надлежащей проверки документов невозможно! Игнорирование данного обстоятельства повлечет изначальную недостоверность результатов всей процедуры приема-передачи дел.
Кадровое делопроизводство. Окончила Тюменский государственный университет по специальностям «Экономика» и «Юриспруденция».
Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.
В какой срок нужно уведомлять орган по труду, занятости и социальной защите, если в организации появилась вакансия?
Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных.
Хорошо бы попросить у директора установить платную информационно-правовую систему типа «Консультант Плюс». С ее помощью вы будете в курсе изменений в законодательстве и найдете выход из сложных ситуаций.
Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 11 (226), ноябрь 2019 г.
Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы.
Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения.
Шаг 3. Сформируйте штатное расписание
Кадровое делопроизводство — важный сегмент на предприятии, отвечающий за отношения с наемным персоналом. Нарушение в оформлении кадровой документации приведет к серьезным штрафам, ведь права работников защищает трудовая инспекция. Рассмотрим, с чего начать, если вам предстоит организовать кадровый учет с нуля или навести порядок в действующей фирме.
В нем указывается, какие должности предусмотрены на предприятии и сколько сотрудников на них работает, описывается структура компании и другие особенности. Необходимость в этом документе закреплена в статье 57 ТК.
Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите.
В этом документе делаются отметки о том, что сотрудник прослушал инструктаж по соблюдению техники безопасности на производстве. Наличие подписи сотрудника в журнале освобождает от ответственности работодателя при возникновении аварий и чрезвычайных происшествий, если они произошли по вине работника. Документ предусмотрен статьей 212 ТК.
Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите.
В небольших компаниях HR — это отдел кадров и бухгалтер в одном лице, а поиском подходящих сотрудников занимается директор или руководитель. Зачастую многие сравнивают HR с обычным рекрутером, поэтому не видят необходимость такого специалиста в команде.
Роль кадровой службы в компании
Если же дела и иную документацию передает руководитель кадрового подразделения компании, необходимо учитывать существующее распределение обязанностей внутри подразделения и уточнить перечень документации, за сохранность которой ответственен этот руководитель лично.
В больших компаниях есть HR-отделы, где обычно работают: кадровики — отвечают за документооборот, рекрутеры — подбирают кандидатов на должность, и HR-менеджеры — помогают новичкам на стажировке, прокачивают персонал и налаживают микроклимат в офисе.
Ведь в организации могут быть, а могут и отсутствовать: инструкция по делопроизводству и др. локальные нормативные акты, а также иные организационно-распорядительные документы (например, приказ /распоряжение о создании комиссии по приему-передаче дел и иной документации при увольнении работников), трудовые договоры и/или должностные инструкции конкретных работников.
Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.
Штраф рискуют получить не только организация или руководитель, но и сам ответственный работник отдела кадров, который ведет трудовые книжки. С 01.01.2022 действует запрет на ввоз и реализацию некоторых товаров из ряда стран, установленный N 700. С 08.04.2022 действует недружественных государств (приложение к постановлению N 209).
С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.
Рассмотрим подробнее основные требования к кадровому учету и документы, которые необходимо вести предприятию.
Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договоров, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.
Соответственно, должность работницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трех лет, не является вакансией, а должность (профессия), на которой работник трудится на условиях совмещения, — это вакансия.
Такого приказа в организации может не быть только в одном случае — если все, что касается трудовых книжек (учет, хранение, заполнение) находится в руках руководителя.
Как руководителю прожить без HR-отдела и не стать заложником операционки?
В документе отражается порядок начисления заработной платы, оплаты работы в выходные дни и сверх установленного лимита часов в неделю. Кроме того, в Положении указывается, в каких случаях и каком размере работник может получать премии за результаты своего труда. Документ составляется согласно Постановлению Министерства труда № 69.
Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в Постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика.
Первым делом прочитайте устав порученной вам организации и изучите другие учредительные документы. Обратите внимание на полное и сокращенное наименование фирмы, чтобы правильно указывать его в кадровых бумагах: оно должно везде совпадать. Еще посмотрите, кто уполномочен принимать решения по трудовым договорам и внутренним нормативным актам. Именно он и будет подписывать их.
Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями.
Шаг 8. Подготовьте документы для ведения кадровой работы
На кого следует возложить обязанности по ведению кадрового делопроизводства (прием/увольнение работников, предоставление отпусков, подсчет стажа, заполнение трудовых книжек, составление трудовых договоров, табеля учета использования рабочего времени и т.д.)?
Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).
Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?
Однако, работая со специалистом на аутсорсе — появляются свои сложности. Например, нет понимания, на что уходят деньги, сколько внимания уделяется подбору персонала и действительно ли рекрутер выбрал хорошего специалиста.
Почему управление персоналом — это не управление людьми. Рассказываем об HR главное — то, что нужно знать любому менеджеру и специалисту.