Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответственный за ведение трудовых книжек аутсорсинг». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Обязанности работодателя по защите персональных данных работника определены в главе 14 Трудового кодекса. И в соответствии со статьей 87 ТК РФ в каждой организации обязательно должен быть локальный нормативный акт, устанавливающий порядок хранения и использовании персональных данных работника. Называется такой документ Положение о защите персональных данных работника.
Пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) предусматривает, что работодатель своим приказом (распоряжением) назначает специально уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Сколько стоит ведение учета кадров на аутсорсинге:
Еще один важный документ кадрового учета — трудовые книжки. В них делается запись, когда сотрудник поступает на работу. Там отмечается его должность, стаж, причина увольнения. Действующие законодательные нормы обязывают всех нанимателей вести трудовые книжки своих сотрудников. Если работник увольняется, ТК отдается ему на руки.
Обязанности кадровиков в таком случае возлагаются на других специалистов (например, секретаря или бухгалтера).
Что включает в себя аутсорсинг кадрового делопроизводства? Как формируется стоимость кадрового аутсорсинга? Как правильно перейти на аутсорсинг учета кадров?
Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика. Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы.
Ответы на распространенные вопросы
Работать с трудовыми книжками могут следующие лица:
- работодатель, либо уполномоченные им лица;
- сотрудники кадровой службы, либо иного отдела компании;
- бухгалтерия.
Кроме того, считаем необходимым отметить следующее. Глава 14 ТК РФ устанавливает ряд требований, связанных с защитой персональных данных работника.
Также вы можете получить комплексное бухгалтерское обслуживание: ведение кадрового, бухгалтерского и налогового учета.
Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.
В зависимости от специфики предприятия могут потребоваться дополнительные бумаги. Например, это может быть договор материальной ответственности, если сотруднику предстоит работать с финансами или другими ценностями. Его подписывают в том числе кассиры. Если работа посменная, то нужно оформить и сменный график.
Для кого аутсорсинг выгоден? А кому лучше иметь бухгалтера в штате? Что вообще означает термин «аутсорсинг»?
Грамотный и правильный учет кадров позволит избежать проблем не только с контролирующими органами, но и избежать судебных проблем с персоналом. Кадровый учет в организации – ответственная задача, доверять которую стоит только профессионалам. Аутсорсинг кадрового учета поможет эффективно организовать документооборот на предприятии.
Что выбрать, решает в конечном счете собственник бизнеса. При этом он может сочетать штатного бухгалтера и аутсорсера. Например, один будет заниматься первичкой, внесением в программу начальных данных, а другой составлять отчеты и работать с налоговой.
В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица.
Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель.
Ведение кадрового учета является сложной задачей, требующей от специалиста по кадровому учету обширных знаний трудового кодекса, особенностей и форм кадровой документации, а также регулярного мониторинга действующего законодательства.
По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители.
Кадровый учет – одна из важнейших задач предприятия, которая регламентирует трудовые отношения работника и работодателя.
Одним из наиболее важных компонентов в кадровом администрировании является кадровое делопроизводство. Оно, в свою очередь, обеспечивает подготовку необходимых приказов, распоряжений, локальных нормативных актов, иных документов, регламентирующих вопросы приема, увольнения, карьерного продвижения сотрудников, начисления зарплаты и т. д.
Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга
Читайте статью, изучайте нюансы и особенности кадрового аутсорсинга. Возможно, для вашей организации этот вид услуг будет верным и выгодным решением.
Далее ведение кадровых документов требует, чтобы договоры зарегистрировали и издали приказ о зачислении сотрудника в штат.
При заключении договора на аутсорсинг, довольно часто заключается договор возмездного оказания услуг или о техническом и абонентском обслуживании.
В последнее в время в нашей стране все большее распространение получает такое явление, как аутсорсинг. При заключении договора с аусорсинговой компанией часть обязанностей передаются ей.
Предоставив возможность заниматься вспомогательными процессами сторонней компании, организация может все силы направить на решение своих основных задач. Некоторые бизнесмены полностью передают в руки третьих специалистов и бухгалтерию и кадровое делопроизводство.
Вместе с тем договоры об оказании услуг по предоставлению персонала, хотя и не предусмотрены ГК РФ, но не противоречат ему (постановления Четвертого арбитражного апелляционного суда от 03.07.2013 № 04АП-2234/13, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 06.09.2011 № 18АП-7341/11).
Кто может прибегать к аутсорсинговым услугам? Это выгодно прежде всего малому и среднему бизнесу, но и крупный бизнес может выводить часть обслуживающих функций за рамки компании.
Основное отличие штатного работника от стороннего — это вид заключенного договора. Это же и является основным преимуществом аутсорсинга бухгалтерских услуг.
Ведение трудовых книжек аутсорсинг — законодательство и судебные прецеденты
Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах.
Если ваша организация приняла решение о ведении кадрового делопроизводства привлеченной организацией, вы столкнетесь с проблемой правильного оформления договора. Прежде всего это связано с тем, что по аутсорсингу нет законодательной базы.
В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации.
Если в договоре с компанией, оказывающей услуги по кадровому делопроизводству, будет указана такая услуга, как ведение трудовых книжек, то сторонний кадровик будет заполнять трудовые книжки и подписывать их на основании доверенности, выданной ему организацией-работодателем.
Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ.
Мы располагаем штатом юристов, программистов 1С, кадровиков, иных специалистов. Ни одна проблема не останется без решения.
Вы получите ответ на любой вопрос – как и что необходимо сделать для решения задачи или возникшей проблемы, связанной с кадровым делопроизводством или применением норм трудового права.
Мы принимаем на работу только квалифицированных кадровиков, не только знающих законодательство, но и умеющих применять положения законов на практике.
Преимущества обращения в нашу компанию:
Перед заключением договора на аутсорсинг необходимо издать приказ о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства сторонней фирме (образец приказа см. на стр. 42).
Начальнику юридического отдела Мироновой О.Н. совместно с начальником отдела кадров Зубаревой Е.В. подготовить в соответствии с действующим законодательством дополнение к Положению о защите персональных данных работников.
Кадровое делопроизводство — это документальное подтверждение всех процедур, связанных с трудовой деятельностью наемного персонала. Это прием на работу или увольнение, перевод на другую должность и т.д.
Кроме того, если компания привлекает сторонних сотрудников, то ей следует помнить о некоторых ограничениях:
- если количество привлекаемых специалистов превышает 10% среднесписочного числа работников, то договор может заключаться только с учетом мнения профсоюзной организации;
- если привлечение сторонних специалистов происходит с нарушением законодательства, то это считается уклонением от оформления работников на работу, а данные специалисты будут признаваться штатными сотрудниками;
- компания в случае нарушения законодательства в отношении сторонних специалистов может привлекаться к административной ответственности, а должностным лицам в этом случае грозит дисквалификация.
Чаще всего предприятия получают предписания о штрафах именно из-за ошибок в данной сфере деятельности. Необходимо отметить, что при формировании документации необходимо учитывать действующее законодательство, ведомственные требования.
Каким образом организация должна осуществлять хранение трудовых книжек сотрудников сторонних организаций? Существуют ли законодательные требования или ограничения на осуществление такой деятельности по договору аутсорсинга, в частности, в связи с хранением трудовых книжек по месту нахождения организации – исполнителя услуг?