Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сдача документов в архив при банкротстве организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Обработка массива документов для передачи упрощается, если в компании существует грамотно организованный архив и отлажен процесс его пополнения. В таком случае остается провести обработку сведений, которые еще не вошли в архив, а также сверку готовых дел.
Что входит в упорядочение документов?
Архив на хранение принимает только упорядоченные документы. Вот что под этим подразумевается:
- проведение экспертизы ценности документов;
- уточнение их фондовой принадлежности;
- формирование дел;
- оформление дел;
- создание научно-справочного аппарата (НСА): описи передаваемых дел, предисловия к описи, исторической справки. Причем многие из этих и других документов предусматривают их подписание составителем. Если вы заключили договор на проведение соответствующих работ с организацией, то в подписи составителя будет значиться должность сотрудника этой сторонней организации (как в Примере 10); а если гражданско-правовой договор с конкретным исполнителем-физлицом, то в подписи должность не указывается (как в Примере 12). Во избежание лишних переделок документов данный момент важно сразу согласовать с архивом, который будет принимать ваши документы!
Законодательная база по использованию архивных документов
Архивные документы, будь это банальная выписка из протокола или первый экземпляр древнего фолианта, охраняются законом. За его нарушение можно понести ответственность, а незнание правил от нее не освобождает. Полезно уметь защитить и собственные права. Во избежание недоразумений следует ознакомиться с нормативно-правовыми актами, регламентирующими работу в архивах:
- Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации ». Из главы второй вы узнаете, кому принадлежат документы, хранящиеся в российских архивах. Глава шестая регламентирует порядок доступа к ним.
- « Основные Правила работы архивов организаций », одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Они ознакомят с принципами работы архива в целом. Из пункта 8.2 можно почерпнуть сведения о том, какие сведения можно получить по запросу (без посещения архива), а из пункта 8.4 – как работает читальный зал.
- « Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации », утвержденные Приказом Росархива от 13.02.2002 №16. Особое внимание рекомендуется обратить на пункт 3.4. В нем рассказывается, за что архив может брать деньги, а за что – нет. Не стоит обделять вниманием и пункт 3.5, посвященный научно-методической работе.
- Положение об Архивном фонде Российской академии наук , утвержденное Постановлением Президиума РАН от 21.06.1994 № 125. Оно регулирует работу архивов, содержащих наиболее ценные файлы для научных исследований.
Наконец, вспомним статью 13.20 КоАП РФ . Ею предусмотрена ответственность за нарушение правил использования архивных документов.
Что делать с документацией?
Можно ли сразу уничтожить документацию компании после внесения записи в ЕГРЮЛ о ее ликвидации? Казалось бы, нет компании – нет и документов.
Однако это не так. Как указано в п.1 ст.89 Федерального закона от 26.12.1995 г. №208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п.1 ст.50 Федерального закона от 08.02.1998 г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» компании обязаны хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ.
Порядок хранения и уничтожения документов определен Федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», в котором обозначено, что все компании обязаны хранить документы в течение сроков их хранения, а также перечнями документов. То есть никаких исключений для ликвидируемых компаний в части хранения документов, не сделано.
А не так давно (Приказ Росархива РФ от 20.12.2019 г. №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», далее по тексту — Перечень) был утвержден новый перечень со сроками хранения документов. Указанные сроки хранения обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы.
Срок хранения документов после ликвидации ООО
После того, как ООО ликвидировано, его документы необходимо хранить определенный период времени, установленный Приказом Минкультуры №558, а также следующими нормативными актами:
- Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
- Постановление Правительства 1137 (устанавливает порядок использования документов плательщиками НДС).
Важно! При соблюдении сроков хранения документов не будет иметь значение действует ООО или ликвидировано.
Сроки хранения предусматриваются нормами действующего законодательства для определенных категорий документов, задействованных в хозяйственной деятельности общества. Рассмотрим основные категории документов и сроки их хранения:
| Основные категории документов | Что в себя включают | Сроки хранения |
| Документы по личному составу | Личные дела работников и персональные карточки | 75 лет |
| Аттестационные документы | 45 лет | |
| Документы кадровой отчетности | Табели учета рабочего времени
Расчеты о премировании работников Документы, имеющие отношения к судебным спорам |
5 лет |
| Первичная документация, бухгалтерская отчетность | Регистры бухучета
Балансы Отчеты о прибылях и убытках Кассовая отчетность |
5 лет |
| Документы налогового учета | Декларации
расчеты |
5 лет |
| Книги учета продаж, покупок
Счета-фактуры |
4 года |
Данный перечень документов не является исчерпывающим, мы рассмотрели только ключевые документы, применяемые в деятельности общества.
Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации компании
Во-вторых, перед началом всякой ликвидации необходимо ознакомиться не только с частным вопросом передачи документов на архивное хранение, но и с общей процедурой ликвидации юридического лица. Она определяется статьей 63 части I Гражданского кодекса Российской Федерации и гл. VI Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
В-третьих, помимо указанных выше законов обществу с ограниченной ответственностью придется обратиться к положениям статьи 57 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
В-четвертых, если процесс ликвидации происходит в акционерном обществе, то для решения вопроса об обеспечении сохранности документов нужно изучить Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Документы длительного хранения
Согласно закону, в процессе своей деятельности организации обязаны хранить документы постоянного срока хранения, в том числе, в эту категорию входят самые важные документы организации: устав, протоколы общих собраний учредителей или акционеров, положения о структурных подразделениях, бухгалтерские балансы. А так же документы по личному составу (срок хранения до 75 лет). К этой категории относится документация, в которой зафиксированы трудовые отношения сотрудников с работодателем: приказы, заявления, личные карточки. В случае ликвидации или банкротства предприятия его документы передаются компании-правопреемнику либо вышестоящей организации. Если таковых нет, бумажное наследство ликвидируемого юридического лица передают в государственный или частный архив.
Проблема передачи документов ликвидированных организаций (банкротов) в государственные и муниципальные архивы
Россия вступила в 2015 год на фоне продолжающегося снижения мировых цен на нефть, падения курса рубля, роста инфляции и экономических санкций со стороны стран Запада. В связи с тяжелой экономической ситуацией растет количество компаний – банкротов. По данным российского Единого федерального реестра сведений о банкротстве на конец первого квартала 2015 года количество фирм, признанных несостоятельными, выросло на 22% по сравнению с аналогичным периодом 2014 года и составило 3 765.
В связи с ростом организаций, признанных несостоятельными, остро встает вопрос о передаче на хранение документов ликвидируемых организаций, подлежащих обязательному хранению. При этом сдача документов по личному составу объясняется необходимостью социальной защиты граждан (бывших работников) в области обеспечения пенсионных и иных прав.
Указанная деятельность регламентируется Федеральным законом от 26 октября 2002 г. № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», рядом подзаконных актов.
Проведение экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.
Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.
Основными функциями ЭК являются:
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.
Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:
- подшивка или переплет дела;
- нумерация листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
При работе с другими компаниями и частными лицами Вы можете столкнуться со многими проблемами:
- Отсутствие достаточного опыта. Это приводит к ошибкам в обработке документов, а значит, к необходимости их переделки и возможным штрафам от контролирующих органов.
- Необходимость вывоза документов. Большинство подрядчиков работают у себя, а вывоз документов влечет риск их потери или повреждения, а также утечки информации.
- Неуверенность в сроках. Неопытные подрядчики не могут адекватно оценить объем и срывают сроки сдачи проекта, подставляя компанию под штрафы.
- Некачественные материалы. Подрядчики часто используют самые дешевые материалы, а значит, срок жизни документов будет коротким.
- Авансовые платежи. И даже если Вы будете недовольны результатом, то эти деньги будут утеряны.
ВС: при ликвидации юрлица его документы не подлежат безусловному уничтожению
Под уничтожение документов при банкротстве не должны подпадать документальные свидетельства, имеющие ценность для государственных инстанций даже после юридической ликвидации обанкротившейся фирмы.
При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.
Мы давно работаем с государственными архивами Москвы и Московской области и знаем все подводные камни.
При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.
Поэтому стандартная сдача документов в государственный архив занимает у нас вместо нескольких лет всего 2-4 месяца.
Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.
Благодарим ООО «Первую архивную компанию» за сотрудничество. Работы по сдаче документов организации в Российский государственный архив НТД были выполнены квалифицированно, точно в срок и полном объёме. Готовы рекомендовать эту компанию как добросовестного и надёжного партнёра.
Особенности подготовки документов
Если же архив не сформирован, либо остается большое количество текущих документов, их подготовка происходит следующим образом:
- экспертиза ценности – проводится сортировка, в ходе которой определяются бумаги, подлежащие хранению, и документы для уничтожения;
- систематизация – подлежащие хранению документы упорядочивают по нескольким принципам для последующего оформления;
- оформление – документы подшиваются в дела и приводятся в надлежащий вид согласно требованиям;
- опись сформированных дел – составляется номенклатура архива;
- опись документов, подлежащих уничтожению – процедура ликвидации выполняется в строгом соответствии с действующим законодательством, обязательно составляется акт.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.
Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:
- подшивка или переплет дела;
- нумерация листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
При завершении субъектом хозяйствования его деятельности все важные юридические и финансовые документы сдаются в архив. Данное правило обязательно как для государственных, так и для частных предприятий.
Необходимость сдачи документации в архив продиктована тем, что после ликвидации компании может возникнуть потребность в поднятии документов, оформленных в процессе ее деятельности.
Например, сотрудник ликвидированной организации потерял трудовую книжку и нуждается в возобновлении информации, указанной в ней.
В данном случае, без обращения в архив за поднятием ведомостей о времени и месте его работы не обойдется.
Этому сотруднику также может понадобиться информация о начисленной ему заработной плате в период существования предприятия при оформлении пенсии.
И такая информация может быть предоставлена только архивом.
У самого руководства и учредителей после ликвидации могут возникнуть спорные вопросы с кредиторами относительно покрытия финансовой задолженности. Без соответствующих квитанций и бухгалтерских документов их разрешить невозможно.
Поэтому и приходится обращаться в архив относительно их предоставления.
К руководству и учредителям ликвидированного предприятия могут возникнуть вопросы у налоговой инспекции и внебюджетных фондов. Ответы на них также будут искаться в документах, сданных в архив на хранение.
Обязанности ответственного за передачу документов
Сбором, подготовкой и передачей документации в архив при добровольном прекращении деятельности субъекта хозяйствования занимается ликвидатор или специально уполномоченный член ликвидационной комиссии.
К его основным обязанностям относится:
- подбор и согласование с руководством места хранения важных бумаг;
- определение стоимости хранения и включение ее в расходы по ликвидации;
- составление перечня документов, которые подлежат обязательной передаче в архив;
- формирование описания к пакету документов, подготовленному для передачи в архив;
- определение срока хранения документации;
- составление договора с архивным фондом и непосредственная передача ценных с точки зрения хозяйственной деятельности бумаг.
Стоимость сдачи документации в архив составляется 20.000 рублей . Отдельно рассчитывается стоимость архивной обработки сдаваемых на хранение документов.
Решение принято: компания ликвидируется. Но, к сожалению, это еще не конец. Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами. Однако и это еще не финишная прямая. Документы — главное наследство ликвидируемой компании, с которым нужно поступить по уму. В обратном случае от недовольства будущих пенсионеров вам не спастись. Что же делать с документами при ликвидации и в какой архив передать ваше бумажное сокровище?
При ликвидации компании документы должны быть переданы на хранение в государственный архив. Это требование не обсуждается ни для коммерческих, ни для государственных организаций. Неважно, работала ли ваша фирма ради процветания российского государства или сугубо на благо частных лиц: часть документов непременно окажутся в распоряжении государственного или муниципального архива. Какие документы и на каких условиях нужно передавать в архив, мы расскажем вам в этой статье. Но прежде необходимо отметить несколько важных законодательных актов, которыми следует руководствоваться во время принятия решений о судьбе документов ликвидируемой компании.
Какие документы нужно передавать на хранение
В государственный или муниципальный архив должны быть отправлены документы постоянного срока хранения, документы по личному составу сроком хранения 75 лет и (внимание!) документы временного срока хранения (до 10 лет), сроки хранения которых не истекли. Требование о передаче на архивное хранение документов временного хранения содержится в ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в п. 10 ст. 12 закона установлено: «При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом». Если вспомнить, что среди документов временного хранения может оказаться важная юридическая и бухгалтерская документация, то данное положение выглядит рационально обоснованным с точки зрения закона.
Напомним, что сроки хранения документов определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для быстрого определения сроков хранения можно воспользоваться бесплатным интернет-сервисом.