Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет денежных документов марок конвертов в 2024 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В ст. 346.16 НК РФ (п. 1-18) почтовые расходы указаны как уменьшающие базу, облагаемую налогом, а в ст. 346.17 НК РФ указан порядок признания этих сумм — после оплаты (п. 2-1). Подтверждаются данные положения и письмами Минфина (например, № 03-11-11/03 от 18/01/10).
Согласно подпункту 9 пункта 2 статьи 149 ключевого фискального нормативного акта не облагается НДС реализация на территории нашей страны почтовых марок (кроме коллекционных марок), маркированных открыток и конвертов. Стало быть, если отправку корреспонденции оплачивают посредством ПМ, сумму налога на добавленную стоимость продавец учреждению не предъявит. А вот если расчеты с почтовым отделением происходят с помощью франкировальной машины (ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 № 176-ФЗ, Приказ Минкомсвязи от 08.08.2016 № 368), услуга будет с НДС.
Бывает, что издержки на ПМ, конверты понесены за счет целевых средств, полученных в виде:
- лимитов бюджетных обязательств;
- субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания.
Учет маркированных конвертов
Как показывает практика, учет маркированных конвертов вызывает массу вопросов. К сожалению, новые правила бюджетного учета уточнений по этому поводу не внесли. Но, опираясь на положения нормативно-правовых актов, верное решение найти можно. В этом поможет наш материал.
Конверты — денежные документы?
Исходя из анализа норм пункта 107 Инструкции по бюджетному учету, которая утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2009 г. № 148н, маркированные конверты следует учесть в составе денежных документов (хотя прямо в указанном нормативном акте поименованы только марки). Следовательно, конверты с наклеенными на них марками должны находиться только в кассе учреждения.
Особенности кассовых операций
Любое перемещение маркированных конвертов отражают в Кассовой книге учреждения (ф. 0504514). Основанием для внесения в нее записей служат кассовые ордера: приходные (ф. 0310001) используют при поступлении конвертов в кассу и расходные (ф. 0310002) — при выдаче их из кассы. На кассовых ордерах проставляют отметку «Фондовый» и регистрируют их в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с прочими денежными средствами.
Приобретенные маркированные конверты принимает под отчет кассир (в том числе на основании накладной, полученной из учреждений связи).
Учет операций с денежными документами ведут на отдель-ных листах Кассовой книги (обособленно от операций с наличными). Однако единая сквозная и последовательная нумерация листов сохраняется.
Заметим, что в соответствии с письмом ЦБ РФ от 28 августа 2007 г. № 29-1-1-10/3669 требуются ежедневное выведение кассиром учреждения в Кассовой книге остатка наличных денег в кассе и представление в бухгалтерию отчета кассира. О денежных документах в письме Банка России ничего не сказано. Поэтому можно предположить, что в случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру учреждения необязательно.
Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.
Помните о нюансах переходного периода
Отметим, что порядок учета денежных документов, действующий сейчас, существенно отличается от того, который применялся до вступления в силу Инструкции № 148н. В част-ности, теперь предусмотрено, что учет денежных документов ведется совместно с другими денежными средствами и валютой в единой Кассовой книге учреждения (п. 3 приложения № 2 Инструкции № 148н).
Обратите внимание: Инструкция № 148н вступила в силу 17 марта 2009 года, но ее действие распространяется на операции, отраженные в бюджетном учете, с 1 января 2009 года.
Поэтому Методическими указаниями по переходу на новые положения Инструкции по бюджетному учету (направлены письмом Минфина России от 10 апреля 2009 г. № 02-06-07/1505) установлены следующие правила.
Во-первых, недопустимо переоформление и исправление уже сформированных с начала года первичных документов. Во-вторых, при ведении единой Кассовой книги ее листы, сформированные до применения положений Инструкции № 148н, не переоформляют.
Иными словами, заполненные с января текущего года листы «фондовой» Кассовой книги, подписанные, прошнурованные и пронумерованные, должны храниться параллельно с основной единой Кассовой книгой. А отдельные листы единой Кассовой книги, отражающие движение денежных документов, формируют с отметкой-штампом «Фондовый» начиная с момента перехода учреждения на новые правила учета (например, с 1 июня этого года).
Хранение денежных документов…
…в бюджетном учреждении организует кассир. Маркированные конверты содержат в местах (помещениях, сейфах), отвечающих требованиям их сохранности. Кассир как ответственное лицо обеспечивает надлежащий учет их поступления и выдачи.
Выдача денежных документов
Кассир передает маркированные конверты для использования материально ответственным лицам, на которых возложены обязанности по оформлению, выдаче и использованию конвертов под отчет.
Список названных работников определяет руководитель учреждения.
Кроме кассовых документов при этом оформляют накладную или регистрируют операции в Журнале выдачи под отчет денежных документов. В нем должны быть отражены следую-щие данные:
— дата выдачи денежных документов;
— фамилия, имя, отчество лица, которому они выдаются;
— количество выданных маркированных конвертов;
— стоимость выданных денежных документов;
— подпись в получении.
Основания для списания конвертов
Маркированные конверты обычно выдают на срок не более месяца (конкретный срок устанавливается в учетной политике учреждения) на основании служебной записки, сформированной на имя руководителя учреждения. В записке указывают необходимое количество маркированных конвертов, а также информацию о задолженности по маркированным конвертам, выданным ранее.
По истечении установленного срока подотчетное лицо заполняет Авансовый отчет (ф. 0504049), в котором расписывает данные о выданных маркированных конвертах в количественном и стоимостном выражении.
Расходы по денежным документам бухгалтер признает только после документального подтверждения их отправки почтой. Свидетельствовать об этом может заполненный Реестр отправленных маркированных конвертов, подписанный подотчетным лицом. Форма документа нормативно не утверждена, поэтому учреждению следует разработать ее самостоятельно и зафиксировать этот факт в учетной политике.
Как бюджетной организации учесть выдачу и списание почтовых конвертов?
Несмотря на многообразие современных видов переписки, традиционный способ отправки почтовой корреспонденции по-прежнему актуален.
Для того чтобы бумажное письмо дошло до адресата, его надо упаковать в почтовый конверт с адресом получателя и наклеить на него марку соответствующей номинальной стоимости (в случае если марка не нанесена на конверт типографским способом).
От того маркированы почтовые конверты или нет, зависит порядок их списания с учета бюджетной организации.
Выдача и списание маркированных почтовых конвертов
Маркированные конверты представляют собой почтовые конверты с типографским нанесением почтовой марки. Право на организацию их изготовления и распространения имеет только РУП «Белпочта» .
В связи с тем, что в этом случае почтовая марка от конверта неотделима, можно предположить, что бухучет маркированных конвертов следует вести на том же субсчете, на котором учитываются почтовые марки, т.е. на субсчете 132 «Денежные документы». Причем хранить их следует в кассе организации .
В этом случае стоимость маркированных конвертов, использованных кассиром бюджетной организации, списывается с кредита субсчета 132 «Денежные документы» в дебет субсчетов учета расходов (затрат), производимых за счет бюджетных или внебюджетных средств.
Внимание!
Выдача почтовых маркированных конвертов из кассы оформляется расходным кассовым ордером с отметкой «фондовый» . Причем в кассовой книге данная операция не отражается.
При каких операциях нужны чеки
Кассовая техника применяется только при операциях, которые в соответствии с законом о ККТ отнесены к расчетам. Это прием и выплат денежных средств в связи с реализацией товаров, работ или услуг. Кассу нужно применять, если бюджетное учреждение реализует что-то своим клиентам-покупателям, то есть выступает в роли продавца.
Например, городская поликлиника (государственное бюджетное учреждение здравоохранения) оказывает клиенту услугу на платной основе. Или школа (ГБУ в сфере образования) проводит дополнительные занятия по предметам, организует обучение в кружках, секциях, пребывание в группах продленного дня.
Также применяется касса и в случае, если клиент сначала оплатил услугу, впоследствии от нее отказался и вернул деньги.
А вот расчеты с физическими лицами в рамках трудовых отношений проводятся без применения ККТ. Иначе говоря, при выплате сотрудникам БУ заработной платы, выдаче денежных средств под отчет или командировочных кассовая техника не применяется, поскольку это не связано с платой за товары или услуги.
При расчетах с юридическими лицами также действуют общие правила:
- Если юрлицо оплачивает безналично, то есть переводит деньги со своего счета на счет БУ, то кассу применять не нужно.
- Если оплата производится банковской картой с ее предъявлением для использования в терминале, то ККТ должна быть применена.
- Если представитель организации платит наличными деньгами (такие расчеты ограничены суммой 100 000 рублей), та кассу применять также необходимо.
Типовые образцы договоров, документов и других деловых бумаг, своды законов и кодексов, сборник нормативов и стандартов, каталог бизнес-планов и идей, рейтинг банков России
Заметим, что в соответствии с письмом ЦБ РФ от 28 августа 2022 г. № 29-1-1-10/3669 требуются ежедневное выведение кассиром учреждения в Кассовой книге остатка наличных денег в кассе и представление в бухгалтерию отчета кассира. О денежных документах в письме Банка России ничего не сказано. Поэтому можно предположить, что в случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру учреждения необязательно.
Маркированные конверты обычно выдают на срок не более месяца (конкретный срок устанавливается в учетной политике учреждения) на основании служебной записки, сформированной на имя руководителя учреждения. В записке указывают необходимое количество маркированных конвертов, а также информацию о задолженности по маркированным конвертам, выданным ранее.
Отражение в бухгалтерском учете движения денежных документов
Рассмотрим на примерах, как используются различные виды денежных документов в учреждениях образования и как отражаются в бухгалтерском учете факты хозяйственной жизни, совершаемые с их помощью. Конкретных рекомендаций по учету тех или иных видов денежных документов на федеральном законодательном уровне не разработано, поэтому, по нашему мнению, порядок их использования и отражения в учете необходимо закрепить в учетной политике исходя из специфики учреждения.
Талоны на питание обучающихся. Существует категория обучающихся, которым учебное заведение обязано предоставить бесплатное питание. Такое питание отпускается по талонам на питание. Талон может быть изготовлен типографским способом или отпечатан на принтере. Он должен содержать ряд обязательных реквизитов:
– индивидуальный номер;
– срок действия;
– вид питания;
– сумму (стоимость);
– печать или штамп выдавшей организации и подпись ответственного работника.
Для муниципальных учреждений в некоторых регионах созданы правила обращения отдельных видов денежных документов. Четкий порядок выдачи и учета талонов на предоставление на льготной основе питания в образовательных учреждениях разработан, например, комитетом по образованию правительства Санкт-Петербурга (Распоряжение от 08.06.2009 № 1139-р).
Согласно этому документу образовательные учреждения снабжаются талонами единого образца. Руководитель учреждения
обеспечивает хранение бланков талонов и выдает их работнику, ответственному за организацию питания, в соответствии с количеством учащихся льготных категорий. Бланки талонов передаются по акту, форма которого разработана специально и приведена в приложении 3 к данному распоряжению. Этот работник выдает заполненные бланки талонов педагогу, выполняющему функцию классного руководителя, или мастеру производственного обучения (куратору группы). Выданные, но не использованные талоны возвращаются. Все действия с талонами должны быть зафиксированы в книге учета выдачи талонов, форма которой приведена в приложении 2 к Порядку выдачи и учета талонов, утвержденному Распоряжением № 1139-р.
При предоставлении льготного питания самим образовательным учреждением использованные по назначению талоны подсчитываются в конце каждого рабочего дня и прикладываются к кассовому отчету. Они хранятся вместе с контрольно-кассовой документацией в течение пяти лет и после окончания срока хранения уничтожаются по приказу руководителя учреждения.
При предоставлении льготного питания в учреждении образования организацией общественного питания еженедельно проводится сверка использования талонов и составляется соответствующий акт об их реализации по форме, которая приведена в приложении 3 к Порядку выдачи и учета талонов.
Казенное образовательное учреждение заключило договор с предприятием общепита на поставку завтраков и комплексных обедов для учащихся. Учреждение уплатило по договору 120 000 руб. На эту сумму по акту приема-передачи были получены талоны на питание. Они были оприходованы в кассу как денежные документы. Часть талонов из кассы на сумму 30 000 руб. была передана подотчетному лицу, которое выдавало эти талоны учащимся. После того как учащиеся получили питание по данным талонам, был составлен акт на сумму 30 000 руб. (приложен к авансовому отчету подотчетного лица, получившего талоны).
Согласно Приказу Минфина РФ № 171н расходы казенного учреждения на оплату услуг по организации горячего питания учащихся относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Данные операции в бухгалтерском учете учреждения будут отражены в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:
| Дебет | Кредит | Сумма, руб. | |
| Произведена оплата по договору | 1 302 26 830 | 1 304 05 226 | 120 000 |
| Получены талоны на питание в кассу учреждения | 1 201 35 510 | 1 302 26 730 | 120 000 |
| Выданы из кассы талоны подотчетному лицу | 1 208 26 560 | 1 201 35 610 | 30 000 |
| Подотчетное лицо представило авансовый отчет по использованным талонам | 1 109 хх 226* | 1 208 26 660 | 30 000 |
По соответствующему коду синтетического учета.
Талоны на ГСМ. Рассмотрим вариант, когда учреждение обеспечивается ГСМ с использованием талонов: по договору производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.
Полученные талоны на основании товаросопроводительных документов поставщика (накладной, счета-фактуры и т. п.) приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере целесообразно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях (исходя из стоимости бензина, указанного в договоре и счете на оплату).
Акт на списание почтовых марок образец
Акт о списании товаров (форма ТОРГ-16) служит для оформления возникающей по различным причинам пoрчи, потери качества товаров (товарно-материальных ценностей), которые не подлежат дальнейшей реализации. Документ составляется в трех экземплярах. Акт списания подписывается членами комиссии, полномочия которой подтверждаются руководителем организации. Если это необходимо, акт сoтавляется с участием представителя санитарного или другого надзора.
Один экземпляр остается в бухгалтерии и служит основанием для списания с материально-ответственного лица потерь ТМЦ другой экземпляp акта передается в подразделение, которое производило списание третий остаётся у материально-ответственного лица. Форма ТОРГ-16 утверждена постановлением N 132 Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. и применяется в случае выявления в продукции порчи или брака.
Денежные документы» (значение устанавливается по умолчанию), Кредит Кор.счет — счет 302.21 «Расчеты по услугам связи» и необходимая аналитика.
- Целевое назначение — основание по кассе.
- Принято от и Основание — указать контрагента, от которого поступают денежные документы в кассу учреждения, и заключенный с ним договор.
Рис. 2 1.3. На закладке Расшифровка платежа (рис. 3):
- Указываются данные, необходимые для формирования бухгалтерских записей: Сумма, КФО, КПС.
- Денежный документ — элемент справочника Денежные документы, где указывается информация о наименовании, единице измерения и номинале денежного документа.
- Количество — количество поступивших денежных документов.
- Сумма — определяется автоматически, если в справочнике Денежные документы указана номинальная стоимость, либо заполняется вручную.
Рис. 3 1.4.
Списана стоимость испорченных почтовых конвертов КДБ 1.401.10.172 КРБ 1.201.35.610 120 Расходный кассовый ордер (фондовый) Акт порчи денежных документов Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086) Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) 1. Поступление денежных документов в кассу 1.1. Для отражения поступления денежных документов в кассу учреждения используется документ Приходный кассовый ордер (фондовый) в разделе Денежные средства — Касса организации (рис. 1). Рис. 1 1.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть следующие моменты (рис.
3.5. Документ Расходный кассовый ордер (фондовый) формирует следующие бухгалтерские записи (рис. 16): Рис. 16 3.6. После проведения документа по кнопке Печать (рис. 15) можно распечатать Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) — рис. 17. Рис. 17 Приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» регистрируются в Журнале регистрации кассовых ордеров (рис. 18), который можно сформировать в разделе Касса. Рис. 18 4.2. Проанализировать движение денежных документов на счете 201.35 можно с помощью регламентированного регистр Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051) в разделе Учет и отчетность — Регистры учета и отчетность (рис. 19). Рис.
Что поменяется в КОСГУ с 21 ноября 2020 и в 2021 году
Распространенной ошибкой многих компаний является то, что регулярное приобретение канцтоваров относится к расходам непосредственно во время их покупки. Это неправильно, поскольку в случае внезапной налоговой проверки, инспектор надзорной службы не признает расходы на канцелярские товары, оформленные таким способом, что в свою очередь приведет к доначислению налога на прибыль. Правильным основанием для списания этой категории товарно-материальных ценностей, будет оформление специального акта.
Таким образом, акт на списание канцтоваров позволяет законно отнести потраченные на покупку «канцелярки» средства к расходам предприятия и оправдать снятие материальных ценностей с учета. Он же позволяет снизить налогооблагаемую базу организации на всю сумму произведенных на канцтовары затрат.
Для того, чтобы правильно оформить списание канцелярских принадлежностей, на предприятии должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек (это может быть, например, сам руководитель компании и бухгалтер). Она назначается отдельным приказом, идущим от лица директора фирмы. Затем комиссия регистрирует все категорий канцелярских товаров в акте и фиксирует их списание.
Единого унифицированного, обязательного к применению, образца акта на списание не существует. Предприятия и организации могут выбрать один из двух вариантов:
- каждый раз при необходимости составлять акт в свободной форме (что не совсем удобно),
- разработать шаблон документа самостоятельно и исходя из своих потребностей (в этом случае его надо утвердить в учетной политике фирмы).
При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления бланка акта для списания канцтоваров будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых норм. В частности, в нем следует обязательно указывать
- дату составления,
- наименование предприятия – приобретателя канцелярских принадлежностей,
- полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены),
- подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия.
К заполнению акта следует относиться очень внимательно, нужно избегать ошибок и тем более не вносить в документ недостоверные или заведомо ложные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны контролирующих служб.
Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это значения не имеет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.
Единственное условие: он должен содержать «живые подписи» ответственных за списание лиц.
Печать ставить необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости их применения в своей деятельности.
После составления акта и признания расходов на канцтовары в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться не менее трех лет.
Данный акт имеет вполне стандартную структуру.
- Вначале сверху пишется полное наименование организации, ее адрес, а также отводится место для утверждения директором.
- Затем в документе фиксируется период, за который он составляется, а также состав комиссии, которая проводит списание.
- После этого в акт вносится перечень списываемых товарно-материальных ценностей.
Эти сведения лучше всего оформить в виде таблицы. В ней нужно указать
- наименование продукции,
- количество (по всем позициям),
- стоимость одной штуки,
- общую сумму за партию той или иной категории канцтоваров,
- счет, по которому проходят данные товарно-материальные ценности
- в строку «Итого» вносятся окончательные цифры по количеству и стоимости канцтоваров.
- В системе маркировки задействованы все участники оборота: производители, импортеры, оптовики, розничные торговцы, комиссионеры.
- С 1 января 2021 года становится обязательной маркировка некоторых товаров лёгкой промышленности.
- Всем участникам оборота до этого времени нужно зарегистрироваться в системе Честный знак, наладить электронный документооборот и подготовить оборудование.
- До 1 февраля 2021 года нужно промаркировать остатки. Коды стоят 50 копеек за штуку.
- Сервис от Точки поможет освоиться с новыми правилами работы и делать все в режиме одного окна.
Ответ на вопрос, какие именно активы будут считаться денежными документами, учреждение должно закрепить в своей учетной политике. Там же прописывается порядок их учета, хранения и списания. Все эти процедуры регламентированы несколькими инструкциями и приказами Минфина России, полный перечень которых вы видите ниже.
Основные документы, которые регламентируют работу бюджетного учреждения с денежными документами:
Рассмотрим несколько типичных ситуаций, которые могут возникнуть при работе с денежными документами в рамках финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
Пример 1. Покупка и учет проездных билетов
МКУ приобрело для своего сотрудника проездной билет на все виды транспорта за 1 500 рублей. Оплата произведена с лицевого счета учреждения, открытого в казначействе. Проездной билет выдан сотруднику в подотчет. В дальнейшем он должен представить авансовый отчет и вернуть использованный билет.
«, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), могут учитываться в составе нефинансовых активов, относятся на соответствующие статьи группы 300 «Поступление нефинансовых активов»
Кроме того, перед началом 2021 года необходимо будет настроить учет, чтобы бухгалтерские записи соответствовали Порядку № 209н. КОСГУ согласно Указаниям № 65н, а в правом столбце — соответствующие им подстатьи КОСГУ, которые применяются с 2021 г.
Просмотров 43 16/08/2021 К примеру, если ошибку допустит казенное учреждение, и хозяйственная операция будет отражена по неверному КВР, контролеры вправе признать такую ошибку нецелевым использованием бюджетных средств. За нарушения данного характера предусмотрена административная ответственность по статье 15.
14 КоАП.Для специалистов это означает, что государственные (муниципальные) расходы и доходы классифицируются по различным признакам: планируемые и незапланированные, текущие и капитальные, по уровню принадлежности соответствующего бюджета, а следовательно, и по применению специальных кодов и т. д.
— оплата проезда и услуг по перевозке личного имущества при переезде на новое место службы военнослужащим и приравненным к ним лицам, за исключением компенсаций на аналогичные цели, отражаемых по подстатье 212;— оплата проезда к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования, соответственно, к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;По общему правилу расходы на услуги по экспресс-доставке почтовых отправлений следует проводить по подстатье КОСГУ 221 «Услуги связи».
Инструкция, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н) не определяет, какими первичными документами подотчетное лицо может подтверждать произведенные расходы.
Следовательно, необходимо в учетной политике определить, какими первичными документами будет отчитываться сотрудник о расходовании конвертов. Это может быть, например, реестр отправленной корреспонденции.
Форма такого первичного документа должна соответствовать требованиям о наличии обязательных реквизитов, приведенном в п. 7 Инструкции № 157н. Форма первичного документа должна быть утверждена в учетной политике.
Данная статья отражает поступления в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации от погашения предоставленных ранее за счет средств бюджетов бюджетных ссуд, бюджетных кредитов бюджетами всех уровней бюджетной системы Российской Федерации, физическими и юридическими лицам, государственных кредитов иностранными юридическими лицами и правительствами иностранных государств.
Надо отметить, что марки и конверты являются разными видами документов для бухгалтерского учета: если конверты — это материалы, то марки, в соответствии с инструкцией по применению плана счетов, считаются финансовыми документами и учитываться должны обособленно. При этом отметим, что конверты с уже наклеенными марками тоже становятся финансовыми документами.
- Пойти непосредственно на пункт связи и там упаковать все в коробки, заклеить в конверт и отдать работникам почтамта. Способ имеет право на жизнь в случае, например, когда надо отправить посылку. Но если нужно вернуть контрагентам, скажем, вторые экземпляры документов, которых может быть много, то этот вариант будет неудобным.
- Купить готовые конверты с марками, в офисе подготовить все на отправку и опустить запечатанные конверты в ближайший почтовый ящик.
Обратите внимание: если учреждение выдает в подотчет одним и тем же работникам как денежные средства, так и денежные документы, то расчеты нужно вести на разных счетах. Например, к счету «208 00» можно добавить дополнительные аналитические коды.
По фондовой кассе следует завести отдельную кассовую книгу со сквозной нумерацией и пометкой «Фондовый» на каждом листе. Записи в нее вносятся после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому ордеру. Обратите внимание: строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» в этой кассовой книге остаются незаполненными.
Финансово-хозяйственная деятельность казенных учреждений предполагает использование различных денежных документов: почтовых извещений о денежных переводах, талонов на ГСМ, почтовых марок, маркированных конвертов, санаторно-курортных путевок и т.д. Денежными средствами такие документы не являются, но имеют номинальную стоимость и подлежат хранению наравне с наличностью в кассе учреждения. Каким образом должен быть организован учет денежных документов, рассмотрим в статье.
Как учитывать конверты в бюджете с 2021года
Приказ Минфина России от 15.12.2021 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».
Совет: чтобы отчитаться об использовании маркированных конвертов, подотчетник вместе с авансовым отчетом (ф. 0504505) может подать реестр маркированных конвертов. Этот документ подтвердит, кому, по какому адресу и в связи с чем отправляется письмо.
Сотрудник, у которого в подотчете находятся марки и маркированные конверты, должен отчитаться по израсходованным маркам и конвертам и сдать остаток в кассу по приходному кассовому ордеру (с пометкой – Фондовый). А, сотрудник, который будет получать в подотчет, пишет заявление на выдачу этих марок и маркированных конвертов, и на основании расходного кассового ордера (с пометкой – Фондовый) оформляете выдачу из кассы.
Исходя из анализа норм пункта 107 Инструкции по бюджетному учету, которая утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2021 г. № 148н, маркированные конверты следует учесть в составе денежных документов (хотя прямо в указанном нормативном акте поименованы только марки). Следовательно, конверты с наклеенными на них марками должны находиться только в кассе учреждения.
Особенности кассовых операций
Перечень должностей работников, которые имеют право получать денежные документы и денежные средства под отчет на приобретение товаров (оплату работ, услуг), приведен в Приложении №. к настоящей Учетной политике.
Маркированные конверты учитываются в фондовой кассе. Поступление оформляется приходным ордером ф.0310001, выдача – расходным ф.0310002. На каждом документе ставится отметка «Фондовый». Ордера регистрируются в журнале учета, по фондовой кассе ведется кассовая книга со сквозной нумерацией и отметкой «Фондовый» на каждом листе. Записи производятся только в те дни, когда было движение по кассе (поступление либо выдача).
Полученные талоны на основании товаросопроводительных документов поставщика (накладной, счета-фактуры и т. п.) приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере целесообразно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях (исходя из стоимости бензина, указанного в договоре и счете на оплату).
Талоны на ГСМ. Рассмотрим вариант, когда учреждение обеспечивается ГСМ с использованием талонов: по договору производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.
Приходные и расходные кассовые ордера с записью «фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, в которых фиксируются операции с денежными средствами.
- Имущество (за исключением периодических изданий, составляющие библиотечный фонд субъекта учета) относится к ОС вне завситмости от срока полезного использования.
- Субъектом учета прогнозируется получение от использования актива экономических выгод или полезного потенциала.
- Первоначальную стоимость имущества как объекта бухгалтерского учета можно надежно оценить.
Относительно предоставления разъяснения о выплате пособия по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста
Лист Інші від 9.4.2022 № 357/5/75-15
№ 22 (1.6.2022) :: Бухучет
В случае трудоустройства получателя пособия на ребенка (или выхода на
работу, в том числе на условиях неполного рабочего времени или на дому)
выплата пособия в размере 130 грн прекращается. .
Согласно Порядку применения Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, который является приложением 1 к Плану счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденному приказом Министерства финансов Украины от 26.06.2022 г. №611, зарегистрированному в Министерстве юстиции Украины 18.07.2022 г. под №1214/23746, на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте» счета 33 «Прочие денежные средства» ведется обобщение информации о наличии и движении денежных документов в национальной валюте, находящихся в кассе учреждения, в частности, почтовых марок.
Учет денежных документов
Учитываются денежные документы, хранящиеся в кассе компании, на счете 50-3 «Денежные документы» по фактическим затратам на их приобретение. Приход и расход их осуществляется в том же порядке, что и для наличных денег – выписывается приходный кассовый ордер на поступившие денежные документы и расходный кассовый ордер на выбывшие (выдаются сотрудникам в подотчет либо продаются) с обособленным отражением в Кассовой книге.
1. Федеральный закон от 10 июля 2022 года № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» — определяет порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России (далее — наличные деньги) на территории Российской Федерации юридическими лицами (за исключением Центрального банка Российской Федерации, кредитных организаций (далее — банк), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.
Учет денежных документов в конкретных ситуациях
Рассмотрим несколько типичных ситуаций, которые могут возникнуть при работе с денежными документами в рамках финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
Пример 1. Покупка и учет проездных билетов
МКУ приобрело для своего сотрудника проездной билет на все виды транспорта за 1 500 рублей. Оплата произведена с лицевого счета учреждения, открытого в казначействе. Проездной билет выдан сотруднику в подотчет. В дальнейшем он должен представить авансовый отчет и вернуть использованный билет.
Проездные билеты действительно выдаются сотрудникам, которые занимаются разъездной работой. Таким способом работодатель возмещает связанные со служебными поездками транспортные расходы. Приобретение данного вида денежного документа осуществляется по КОСГУ 222 «Транспортные услуги».
В бухгалтерском учете такая операция будет отражена следующими проводками:
Пример 2. Недостача карт экспресс-оплаты связи
МБОУ приобрело для своей администрации 10 карт экспресс-оплаты мобильной связи номиналом 300 рублей каждая. Оплата произведена за счет деятельности, приносящей доход. Денежные документы были сразу же внесены в кассу. Четыре карты оплаты выдали директору (в дальнейшем требовалось представить авансовый отчет и оправдательные документы). По результатам инвентаризации кассы выявлена недостача двух карт. Виновный в недостаче был найден, он добровольно погасил всю сумму долга.
Карты экспресс-оплаты мобильной связи по своему статусу подпадают под понятие денежного документа. Такие карты часто используются администрациями учреждений. Карты экспресс-оплаты мобильной связи приобретаются по КОСГУ 221 «Услуги связи».
В этом случае операции в бухгалтерском учете отражаются следующим образом.
Марки и маркированные конверты учитываются в составе денежных документов на счете 201.35.
Передавать друг другу подотчетные суммы сотрудники не могут, это не предусмотрено законодательством.
Сотрудник, у которого в подотчете находятся марки и маркированные конверты, должен отчитаться по израсходованным маркам и конвертам и сдать остаток в кассу по приходному кассовому ордеру (с пометкой — Фондовый). А, сотрудник, который будет получать в подотчет, пишет заявление на выдачу этих марок и маркированных конвертов, и на основании расходного кассового ордера (с пометкой — Фондовый) оформляете выдачу из кассы.
Обоснование
1. Из рекомендации Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.
Как отразить в учете поступление и выбытие денежных документов
Денежные документы храните в кассе учреждения и учитывайте на счете 201.35 «Денежные документы». К таким документам, в частности, относятся: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в санатории, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и т. д. Об этом сказано в пункте 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Прием и выдачу денежных документов оформляйте приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый». Учет операций с денежными документами ведите на отдельных листах кассовой книги также с указанием на них записи «Фондовый» (ф. 0504514). При этом итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируйте по денежным средствам и по денежным документам раздельно.
Аналитический учет операций с денежными документами ведите по их видам в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).
Учет операций по счету ведите в журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.
Такой порядок установлен пунктами 170-172 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России
Как отразить в бухучете приобретение конвертов
Ответ на этот вопрос зависит от того, какие конверты приобретает учреждение — маркированные или немаркированные.
В бухучете маркированные конверты для пересылки почтовых отправлений учитывайте в составе денежных документов на счете 201.35 «Денежные документы» (п. 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Прием и выдачу маркированных конвертов оформляйте приходным кассовым ордером (ф. 0310001) и расходным кассовым ордером (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Совет: чтобы отчитаться об использовании маркированных конвертов, подотчетник вместе с авансовым отчетом (ф. 0504505) может подать реестр маркированных конвертов. Этот документ подтвердит, кому, по какому адресу и в связи с чем отправляется письмо.
Так как унифицированной формы документа нет, его можно составить в произвольной форме и утвердить в учетной политике учреждения.
Если учреждение приобретает немаркированные конверты, то порядок их отражения в бухучете зависит от цели приобретения.
Немаркированные конверты, приобретенные для проведения мероприятий по награждению сотрудников, учтите на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» в разрезе материально ответственных лиц и мест хранения. Конверты на данном счете учитывайте по стоимости приобретения. Об этом сказано в пунктах 345-346 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Немаркированные конверты, приобретенные для текущей деятельности учреждения (кроме конвертов, приобретенных для награждения сотрудников), отражайте в составе материальных запасов на счете 105.06 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Подробнее.
Учет маркированных конвертов
Бюджетным учреждениям приобретаются марки и маркированные конверты.
Возможно ли прямое списание (отнесение сразу на расходы) марок и маркированных конвертов? На каком забалансовом счете следует вести учет марок и маркированных конвертов?
Сразу отметим, что в соответствии с п. 169 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета. «, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2022 N 157н (далее — Инструкция N 157н), в целях бухгалтерского учета почтовые марки, а также маркированные конверты относятся к денежным документам и учитываются на балансовом счете 201 35 «Денежные документы».
Ведение же учета марок и маркированных конвертов бюджетными учреждениями на забалансовых счетах положениями Инструкции N 157н, напротив, не предусмотрено.
Не предусмотрена положениями Инструкции N 157н и «Инструкции. «, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2022 N 174н (далее — Инструкция N 174н), и возможность «прямого списания» (отнесения сразу на расходы) денежных документов (марок, маркированных конвертов), минуя счет учета денежных документов.
А вот отражение в бухгалтерском учете различных фактов хозяйственной жизни учреждения (например поступление марок в учреждение, выдача из под отчет сотруднику учреждения и их списание на основании авансового отчета сотрудника), произошедших в течение одного рабочего дня, с указанием одинаковой календарной даты, напротив, будет соответствовать требованиям, предъявляемым к ведению бухгалтерского учета*(1).
Так, например, в бухгалтерском учете в соответствии с положениями Инструкции N 174н могут быть отражены следующие бухгалтерские записи:
6 декабря
1. Дебет 0 206 21 560 Кредит 0 201 11 610
— перечислен аванс почтовому отделению за почтовые марки, одновременно отражено увеличение по забалансовому счету 18;
7 декабря
1. Дебет 0 302 21 830 Кредит 0 206 21 660
— получены почтовые марки;
2. Дебет 0 201 35 510 Кредит 0 302 21 730
— почтовые марки приняты к учету на основании приходного кассового ордера с пометкой «Фондовый» в кассе в составе денежных документов;
3. Дебет 0 208 21 560 Кредит 0 201 35 610
— почтовые марки выданы по расходному кассовому ордеру с пометкой «Фондовый» подотчетному лицу;
4. Дебет 0 109 80 221 Кредит 0 208 21 660
— стоимость почтовых марок учтена в общехозяйственных расходах учреждения на основании авансового отчета сотрудника с приложенным реестром почтовых отправлений корреспонденции.
Реестр списания маркированных конвертов
Обоснование вывода:
В соответствии с п. 169 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета. «, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2022 N 157н (далее — Инструкция N 157н), маркированные конверты относятся к денежным документам и учитываются на балансовом счете 0 201 35 000 «Денежные документы».
Хранение денежных документов осуществляется в кассе учреждения (п. 170 Инструкции N 157н).
Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (форма 0310001) и расходными кассовыми ордерами (форма 0310002) с оформлением на них записи «Фондовый».
Маркированные конверты приходуются в кассу учреждения по номинальной стоимости на основании первичных документов поставщика либо представленного подотчетным лицом авансового отчета (с приложением к нему подтверждающих документов).
Аналитический учет по счету 0 201 35 000 следует вести в отдельных Карточках учета средств и расчетов (форма 0504051) (далее — Карточка), открываемых на каждый вид денежных документов.
Карточка открывается записями сумм остатков на начало года. Текущие записи производятся не позднее следующего дня после совершения операции. В конце месяца в Карточке подсчитываются итоги по остаткам.
При необходимости отражения количественных данных Карточка может быть дополнена учреждением соответствующими графами. Измененную форму карточки следует закрепить в учетной политике учреждения.
Важно отметить, что оформленные приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» необходимо регистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, которыми оформляются операции с денежными средствами. А учет операций с денежными документами следует вести на отдельных листах кассовой книги (форма 0504514) учреждения с проставлением на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции N 157н). Оформление отдельных листов кассовой книги осуществляется последовательно согласно датам совершения операций.
Записи в кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру. Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным документам раздельно с денежными средствами. При этом строки «в том числе на заработную плату» и «Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.
Страницы кассовой книги с записью «Фондовый» формируются кассиром только за рабочие дни, когда есть остаток денежных документов в фондовой кассе или их движение.
Напомним, что бухгалтерский учет в учреждениях госсектора ведется методом начисления, согласно которому результаты операций признаются по факту их совершения независимо от того, когда получены или выплачены денежные средства (или их эквиваленты) при расчетах, связанных с осуществлением указанных операций (п. 3 Инструкции N 157н). Применительно к учету денежных документов это означает, что «кассовые» расходы будут сформированы в бухгалтерском учете при оплате денежных документов, а «фактические» — после их использования в установленном порядке.
Таким образом, списание с балансового учета денежных документов возможно только после того, как факт их использования будет подтвержден в установленном порядке.
Для подтверждения использования маркированных конвертов подотчетное лицо должно представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. Например, к отчету могут быть приложены реестр почтовых отправлений, разработанный в учреждении (на отправку простой корреспонденции), или квитанции и описи, получаемые в почтовом отделении при отправке заказной корреспонденции, а в случае порчи конверта — испорченный конверт.
Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям (форма 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 172 Инструкции N 157н).
Журнал открывается путем перенесения остатков на начало периода. В нем отражаются обороты за весь период, выводятся остатки на конец периода и формируются обороты для переноса в главную книгу (форма 0504072).
Журнал подписывается главным бухгалтером учреждения или его заместителем и исполнителем, составившим его.
В заключение отметим, что на протяжении последних лет порядок ведения учета денежных документов, в том числе маркированных конвертов, не менялся.
Согласно п. 6 Инструкции 157н методы оценки отдельных видов имущества и обязательств, а также иные решения, необходимые для организации и ведения бухгалтерского учета, утверждаются актами субъекта учета при формировании учетной политики.
Таким образом, детальный порядок отражения в учете операций с денежными документами следует закрепить в учетной политике учреждения.
Особенности бухгалтерские…
Итак, если подотчетное лицо приобретает марки, маркированные конверты и сразу же расходует (отправляя почтовую корреспонденцию), то по фондовой кассе они не проводятся. В такой ситуации ПМ и конверты списывают на основании авансового отчета с приложенной первичкой, подтверждающей их покупку и использование по назначению.
Разъяснение финансового ведомства адресовано автономным учреждениям, но, на наш взгляд, оно также актуально для бюджетных и казенных учреждений.
Что касается ПМ, относящихся к денежным документам и фиксируемых на счете 020135000. Их прием и выдачу из кассы оформляют ПКО (ф. 0310001) и РКО (ф. 0310002) с проставлением на них записи «Фондовый». Операции с марками отражают на отдельных листах кассовой книги учреждения, делая на них идентичную запись. Аналитический учет ведут по видам ПМ в разрезе ответственных лиц (детали – в п. 170, 171 и 172 Инструкции № 157н).
Добавим, что немаркированные конверты большинство экспертов рекомендует учитывать в составе материальных запасов на счете 010536000.