Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно составить табель учета рабочего времени 2024 год». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В случае необходимости внесения изменений в т-12 форму, таких как исправления или дополнения, сотрудник должен соблюдать некоторые правила и процедуры. Во-первых, все изменения должны быть четко отмечены и подтверждены руководителем производственного отдела. Во-вторых, количество исправлений должно быть минимальным и отвечать требованиям ТК РФ.
Важно! Действующее законодательство четко не регламентирует алгоритм внесений изменений в ТУРВ, хотя на практике необходимость в таких действиях периодически возникает.
Например, в первый день неявки сотрудника на работу в случае отсутствия информации и его месте нахождения, табельщик обязан проставить код «НН»/«30» (не явился по невыясненной причине). Но потом может оказаться, что человек в больнице и есть больничный с первого дня неявки, и в табеле необходимо проставить «Б»/«19», так как сотруднику должно быть выплачено пособие на период нетрудоспособности.
Сделать это можно двумя способами:
- Внося исправления в исходный табель. Сделать это не сложно, если ученость ведется в цифровом формате и табель еще не закрыт.
- Оформив корректирующий ТУРВ (в месте указания номера документа необходимо проставить номер табеля, который корректируется и отметку «корр» через «/»).
Правила заполнения табеля учета рабочего времени 2024 0504421
Форма табеля учета рабочего времени 2024 0504421 предназначена для отслеживания рабочего времени сотрудников и важна для поддержания точности учета рабочих часов сотрудников. Для правильного заполнения табеля необходимо следовать определенным правилам.
В начале табеля учета рабочего времени следует указать период, за который составляется табель. Это обычно месяц или иной определенный период времени. Также необходимо указать фамилию, имя и отчество сотрудника, а также его должность или описание выполняемой работы.
Далее следует заполнить график работы сотрудника. В графике указываются дни месяца и рабочие часы каждого дня. Обычно это представлено в виде таблицы, где каждый столбец соответствует дню месяца, а каждая строка — определенному рабочему часу. В графике также необходимо указать перерывы на обед и отдых.
Заполнение графика работы включает в себя отметку о начале и окончании работы каждого дня, а также отметки о перерывах на обед и отдых. Все эти отметки делаются в соответствующих ячейках таблицы графика работы.
1. Неправильное заполнение периода
Одной из основных ошибок при заполнении табеля учета рабочего времени является неправильное указание периода. Важно убедиться, что данные указаны для правильного временного периода, чтобы избежать путаницы и ошибок при подсчете рабочего времени.
2. Неверное указание даты
Очень частой ошибкой является неверное указание даты в табеле учета рабочего времени. Важно тщательно проверить указанные даты и убедиться, что они соответствуют фактическим датам работы.
3. Неправильное заполнение рабочего времени
Еще одна распространенная ошибка — неправильное заполнение рабочего времени. Важно указать точное время начала и окончания работы, а также прерывания или перерывы, если они имели место быть.
4. Необоснованные изменения
Если в табеле учета рабочего времени есть необоснованные изменения, такие как добавление или удаление рабочих дней без документального подтверждения, это может привести к серьезным проблемам и ошибкам при подсчете рабочего времени.
5. Отсутствие подписи или печати
Необходимо убедиться, что табель учета рабочего времени содержит подпись и печать ответственного лица. Отсутствие этих элементов может привести к недействительности табеля и возникновению ошибок при его использовании.
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.
Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.
Образец приказа о назначении ответственного
Приказ составляют в свободной форме, в него включают преамбулу и распорядительную часть. В преамбуле пишут основание и/или цель приказа. В данном случае можно, например, написать «С целью учёта рабочего времени», «Руководствуясь статьёй 91 ТК РФ» или включить обе эти формулировки.
В распорядительной части указывают ответственное лицо. В крупной организации целесообразно назначить несколько человек и закрепить за каждым определённое структурное подразделение. Директор также может указать лицо, ответственное за исполнение приказа, либо возложить контроль на себя. Заканчивается приказ подписью руководителя, а также ответственных лиц – они должны быть с ним ознакомлены.
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.
Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:
- Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
- Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.
В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.
В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.
В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:
- Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
- Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
- Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».
В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.
Решая, как сделать табель учета рабочего времени, помните, что может содержать и следующие отметки:
|
Присутствие |
|
|
РВ |
Появление в праздник, в выходной (или приравненный к нему из-за карантина) день |
|
ВМ |
Вахтовые |
|
С |
Сверхурочные |
|
Командировки, профессиональные курсы |
|
|
К |
Служебная поездка |
|
ПК |
Обучение без отрыва от производства |
|
ПМ |
Учеба в ином населенном пункте, с прекращением труда |
|
Отсутствие на месте |
|
|
ПР |
Прогул |
|
Б |
Больничный |
|
Т |
Неоплачиваемый больничный |
|
ПВ |
Прогул, но вынужденный, из-за неправомерного отстранения |
|
НС |
Режим неполной смены |
|
ЛЧ |
Сокр. день |
|
Г |
Неявка по уважительной причине (государственные или общественные обязанности) |
|
В |
Выходные или праздники |
|
НН |
Причина не выяснена |
|
ОВ |
Доп. выходной (оплачивается) |
|
НВ |
Доп. выходной (не оплачивается) |
|
РП |
Простой, спровоцированный начальством |
|
ВП |
Простой, спровоцированный сотрудником |
|
НП |
Простой в силу ни от кого не зависящих обстоятельств (велика вероятность, что в будущем его придется отрабатывать) |
|
ЗБ |
Забастовка |
|
НО |
Отстранение с сохранением ЗП |
|
НБ |
Неоплачиваемое отстранение |
|
НЗ |
Приостановка труда, вызванная задержками в ЗП |
|
Цифровые коды оплаты труда |
|
|
2000 |
Стандартные отчисления (оклад, премиальная часть) |
|
2010 |
Деньги, предусмотренные ГПД |
|
2300 |
Выплаты по больничному особие в связи с больничным |
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника двух отклонений в один день.
При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой – условное обозначение вида отклонений, а знаменатель – часы работы. Например, в случае, когда время работы приходится и на дневное, и на ночное время, через дробь напротив фамилии такого работника следует указать фактическое время его работы ночью (код Н).
Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью. Кроме того, 25.06.2017 он отработал 1 ч в ночное время. В табеле (ф. 0504421) отражается регистрация отклонений.
В этом случае табель на этого работника будет заполняться следующим образом:
|
Должность |
Числа месяца |
|||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Итого дней (часов) явок (неявок) |
|
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
Всего дней (часов) явок (неявок) |
|
|
Воспитатель |
12 |
12 |
24 ч |
|||||||||||||
|
В |
В |
А |
А |
В |
В |
В |
В |
В |
2 дн. |
|||||||
|
24 ч |
||||||||||||||||
|
В |
В |
В |
В |
В |
1/Н |
В |
В |
2 дн. |
Как заполнять табель учета рабочего времени? Давайте разберемся
Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.
Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:
- ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
- получать данные об отработанном времени;
- рассчитывать зарплату;
- составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.
Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы — Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.
Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.
Организация табельного учета рабочего времени
Для того, чтобы можно было гарантировать правильное заполнение табеля, необходим располагать такой важной информацией, как явка сотрудников на рабочее место, длительность больничных листов и отпусков, иное.
В случае, когда в компании числится огромный штат сотрудников, специалисты просто не имеют физической возможности отследить для каждого выполнение установленных норм рабочего времени. Учитывая это, организация табельного учёта в первую очередь нужна для того, чтобы собирать и получать в итоге соответствующие действительности данные о выполнении норм трудовой дисциплины.
На практике она может быть реализована по таким направлениям:
- от начальников структурных подразделений передаются данные касательно явки или отсутствия работника на месте;
- учёт времени прихода и ухода с работы сотрудников может осуществляться посредством внедрения в компании электронной системы учёта. Суть работы которой заключается в регистрации данных и их дальнейшей передачи через некоторое время в отдел кадровой службы;
- получение сведений, кадровым специалистами происходит из внутреннего документооборота (заявлений сотрудников, приказы, объяснительные и иное).
Часто у сотрудников кадровой службы могут возникать ситуации, когда необходимо внести изменения в уже заполненный табель. Например, работник не вышел на работу по неизвестной причине, не уведомив своего непосредственного руководителя. Ответственным лицом был проставлен код «30», «НН» — неявка на место работы по невыясненным причинам до прояснения обстоятельств.
Позже стало известно, что сотрудник заболел и оформил лист временной нетрудоспособности у врача. Следовательно, нужно исправить код на более подходящий вариант. Так как законодательной базой четко не прописан алгоритм работы в подобных ситуациях, специалисты рекомендуют действовать согласно следующим инструкциям:
- Исправление уже заполненного документа. Уполномоченному лицу необходимо аккуратно перечеркнуть неактуальные пометки, написать правильные и «исправлено», свою фамилию и инициалы, дату и подпись.
- Оформление корректировки. Предлагается заполнить новую форму с указанием верных данных и указать в графе, что этот образец – корректирующий.
Требования к оформлению учетных форм
Условные обозначения для оформления и внесения данных в табель размещены на первой странице формы Т-12. Их можно использовать и для Т-13. На основании этих обозначений организация может разрабатывать собственные символы, добавлять столбцы или строчки, исходя из специфики организации. Для 0504421 утверждены свои коды, обязательные для бюджетных организаций.
Требование к ведению табеля одно — чтобы из него было видно, где находился сотрудник в определенный час. Табельщик может фиксировать явки и неявки на работу — это сплошная регистрация. Могут фиксироваться только неявки.
Заполненный документ должен быть подписан руководителем. Поэтому расчетный лист, составленный по форме Т-13, также распечатывается и подается на подпись.
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника более двух отклонений в один день.
Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.
В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.
В этом случае табель на указанного работника будет заполняться следующим образом:
|
Должность |
Числа месяца |
|||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Итого дней (часов) явок (неявок) |
|
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
Всего дней (часов) явок (неявок) |
|
|
Заведующий отделом |
6 |
6 |
12 ч |
|||||||||||||
|
Г |
Г |
В |
В |
В |
В |
В |
2 дн. |
|||||||||
|
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
92 ч |
||||||
|
В |
В |
О |
О |
О |
О |
О |
В |
В |
О |
О |
О |
О |
О |
14 дн. |
||
|
Заведующий отделом |
2 |
2 ч |
||||||||||||||
|
А |
В |
В |
В |
В |
В |
1 дн. |
||||||||||
|
2 ч |
||||||||||||||||
|
В |
В |
В |
В |
1 дн. |