Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правильность заполнения трудовых книжек: готовимся к проверкам». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Минтруд определился не только с тем, как сделать трудовую книжку, но и со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.
Но это правило действует, если ошибку обнаружил работодатель, который оформил работнику трудовую книжку. В этом случае у него есть возможность оформить новый бланк и внести записи о работе в своей организации заново. А старый испорченный бланк уничтожить.
Специальные знания или специальная подготовка работника
Ранее форма трудовой книжки предписывала ставить подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, разборчиво.
Нормативно-правовые акты отмечают, что любые изменения в трудовой деятельности сотрудника должны отражаться в книжке. Данные вносятся кадровиком при смене должности, переходе в другое подразделение.
Можно ли будет после 1 сентября 2021 г. использовать формы КУДТК и ПРК, которые были раньше утверждены?
Как исправить ошибку в трудовой книжке
Лучше указывать дату в цифровом формате (30.12.1992). Однако Порядок № 320н не содержит прямого требования указывать дату рождения именно так.
На титульном листе дополнили реквизит «М. П.» уточнением «при наличии». Теперь, если у работодателя нет печати, это поле можно оставить пустым.
Работник третий год не забирает трудовую книжку после увольнения за прогул. Уведомления о необходимости ее получить или дать согласие на отправку ее почтой мы отправляли и в день увольнения, и еще пару раз. Письма он получал, но никак не реагировал. По телефону нецензурно объяснил, что ему такая трудовая не нужна.
При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
По старым правилам записи в книжку и вкладыш разрешалось вносить только ручкой. Теперь законодатели разрешили применять печатающую технику (например: вносить записи с помощью принтера) и проставлять штампы и печати.
Бланк состоит из трех частей:
- титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
- сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
- сведения о награждениях.
При этом в графе 2 указывают дату, когда работник приступил к обязанностям в связи с временным переводом. А в графу 4 вносят реквизиты двух документов: о временном переводе и переводе на постоянной основе.
Ознакомление работника с внесенной в трудовую книжку записью под подпись
Работница подала заявление о выборе бумажной трудовой книжки за день до увольнения. До этого момента она ничего не выбирала, т.к. находилась в отпуске по уходу за ребенком. СЗВ-ТД с указанием информации о выборе когда передавать?
Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):
- старая фамилия зачеркивается;
- новая фамилия указывается рядом;
- на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
- тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.
Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:
- даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета, штампы (печати) или печатающую технику;
- не применяют сокращений;
- не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
- Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
- информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
- подпись работника теперь не обязательно должна заверить сведения.
Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается. Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют.
За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.
При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)».
Основание внесения записи о работе по совместительству
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».
Новая трудовая книжка открывается в момент поступления на работу впервые. Она не будет иметь записей, поэтому работодателю необходимо отразить полностью всю информацию о работнике.
К примеру, одна часть записи может быть внесена в виде штампа, а другая часть этой же записи — заполнена вручную (п. 3 Порядка № 320н).\n\n\n\nВо-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»).
Порядок внесения записи о работе по совместительству в порядке перевода
Подробнее см. «Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику» и «Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р?».\n\n\n\nЕсли работник решил перейти на электронную трудовую книжку, работодатель должен выдать ему на руки оригинал бумажной трудовой. Сделать это надо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о переходе на ЭТК.
В Порядке № 320н указания по заполнению первой страницы (титульный лист) находятся в разделе V «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки». Это связано с тем, что с 2022 года работодатели будут чаще оформлять именно дубликаты трудовых книжек.
Запись заверяется подписью работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии.
Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:
- На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
- Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
- Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
- В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
- Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.
Запись о приеме на основную работу
Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.
Возникает противоречие, и непонятно, как действовать на практике. Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Приказа Минтруда будет расцениваться, как нарушение федерального закона.
Таким образом, даты на титульном листе допускается указывать двумя способами: цифровым или буквенно-цифровым.
Как заполнять трудовую книжку:
- Внести запись о трудоустройстве, переводе или увольнении.
- Поставить дату записи и события.
- Указать реквизиты документа, утверждающего совершенные действия.
- Заверить данные подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии).
Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная.
Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе.
Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.
Сведения о работнике, которые вносятся в трудовую книжку
При выдаче каждого вкладыша в трудовой проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш», указывается его серия и номер.
Перед ответом на вопрос Электронного инспектора убедитесь, что именно этот факт или обстоятельство отражены в ваших документах.
Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются.
Порядок внесения записи об изменении наименования организации-работодателя
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.
Далеко не все работники отказались от ведения бумажных трудовых книжек. Поэтому правила их ведения актуальны до сих пор. В статье расскажем о самых распространенных ошибках, которые допускают кадровики и секретари при заполнении книжек.