Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личные дела сотрудников 2022 год». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Храниться должны в сейфах или в специальных запирающихся шкафах. Порядок хранения — по номерам. Если предприятие небольшое, то можно в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.
Для защиты персональных данных, личные дела должны храниться в сейфах или железных шкафах, для ограничения доступа к ним третья лицам. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.
Право доступа к делам имеет лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве.
Что допускается, но с согласия работника
Прежде всего надо отметить, что точного списка документов, которые непременно должны присутствовать в личном деле, нет: работодатели его определяют на свое усмотрение.
Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2022) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку.
Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.
Документы для личного дела работника и его формирование
Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.
Важно!!! Отметка «ЭПК» на личном деле означает, что часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.
Сотрудники кадровой службы не имеют права взимать плату за предоставление копий документов из личного дела. Из архива данные могут быть переданы в электронном виде.
Требования к списку документов, входящих в личное дело сотрудника. Из чего состоит и включает в себя. Что должно быть в личном деле.
Формирование личных дел сотрудников в 2022 году
Первым в личном деле всегда заполняют титульный лист. Форму титульного листа персонального дела организации утверждают сами или используют ту, которую утвердили в вышестоящем ведомстве.
Работодатель также должен обеспечить безопасность хранения – минимизировать риск хищения или порчи. В архив могут иметь доступ только ограниченное число людей.
Им обеспечивают оптимальные условия — влажность, температура, количество солнечного и искусственного света. Это необходимо для того, что данные не потерялись, чернила не выцвели.
В федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» сказано, что обрабатывать и хранить данные специалиста можно только при соблюдении трех основных условий:
- Получено письменное согласие работника с его личной подписью.
- В согласии четко и конкретно прописаны цели обработки и хранения.
- Данные, содержащиеся в личном деле, не избыточны по отношению к этим целям.
Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке).
С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку. При увольнении работника прошиваются нитками и сдаются в архив.
В папке могут быть бумаги разного срока хранения. Выбор по сроку определяется в пользу более длительного временного промежутка. По истечении указанного срока, дела проверяются на ценность. Если руководитель архива принимает решение об их уничтожении, документы уничтожают. Необходимо оформить приказ и опись. По факту уничтожения оформляется соответствующий акт.
С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку. При увольнении работника прошиваются нитками и сдаются в архив.
В папке могут быть бумаги разного срока хранения. Выбор по сроку определяется в пользу более длительного временного промежутка. По истечении указанного срока, дела проверяются на ценность. Если руководитель архива принимает решение об их уничтожении, документы уничтожают. Необходимо оформить приказ и опись. По факту уничтожения оформляется соответствующий акт.
Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.
Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих. Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609).
На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль. Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г.
Ольга, если для целей обработки ПД копия паспорта или СНИЛС нужна, то хранить не только можно, но и нужно. Например, режимный объект, пропускной режим, копия паспорта в личном деле необходима. Во всем остальном в тексте написано — для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании.
При приеме работника обычно сохраняют:
- заявление;
- его анкету или данные резюме;
- соглашение о неразглашении коммерческой информации;
- копии дипломов;
- рекомендательные письма, характеристики с прежних мест работы.
На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.
Насколько полезной оказалась эта статья?
Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании.
Систематизация личных дел педагогов и сотрудников общеобразовательной организации производится в алфавитном порядке.
Многие работодатели, несмотря на необязательность ведения личных дел в большинстве случаев, все же ведут их, поскольку это очень удобный инструмент.
В нем указываются:
- Название организации.
- Отдел, в котором работает сотрудник (или структурное подразделение).
- Фонд, опись, номер дела.
- Надпись: «Личное дело №…», куда проставляется порядковый номер.
- Фамилия, имя и отчество сотрудника.
- Дата начала и окончания дела (чаще всего совпадает с датой приема на работу и датой увольнения).
- Количество листов.
- Срок хранения (как правило, это 75 лет).
Формирование личного дела работника: образец 2022
Тогда предусматривалось, что для людей рабочих профессий личные дела формировать нет надобности, а для специалистов (ИТР) и руководителей – надо.
В ст. 13.11 упомянутого кодекса за такое нарушение выписываются штрафы:
- должностному лицу – от 500 до 1 000 руб.;
- компании – от 5 000 до 10 000 руб.
Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).
Обязательно ли вести личные дела
При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Законом состав личного дела сотрудника не установлен, поэтому работодатель сам вправе определять его. Для этого он может исходить из сроков хранения, ценности документов и полезности для нанимателя содержащейся в них информации. При этом установленный организацией порядок необходимо оформить соответствующим локальным актом.
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ.
Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей.
Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.
Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.
Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни.
Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников организации, осуществляющей образовательную деятельность, организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.