Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы нужно выдать при увольнении работника в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Важно! В том случае, если работник использует трудовую книжку в бумажной форме, то выдача ему СТД-Р не обязательна.
Письменное уведомление сотрудников о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата или численности.
Если сотрудник откажется подписать полученное уведомление, составьте акт. Если в организации есть профсоюз, то ему необходимо сообщить о предстоящем сокращении численности.
Документы и справки при увольнении с «пенсионными данными»
Все кадровики знают, что в день увольнения нужно обязательно выдать работнику на руки его трудовую книжку с внесенными записями о приеме и увольнении. Если этого не сделать, придется возместить заработок, не полученный работником за все время задержки книжки.
В документ необходимо занести информацию о доходах за три года – текущий и два предыдущих, которые предшествуют году увольнения. Справка предоставляется новому работодателю или передается в отделение ФСС для назначения пособий.
Невыполнение этого требования – грубое нарушение трудового законодательства, которое тянет за собой применение штрафных санкций. Правда, может оказаться так, что вам еще и доплатить придется, чтобы уволиться. Иногда человека отпускают «на юга» авансом. Года не отработал, а 28 дней уже выпросил. В таком случае бухгалтерия вправе вычесть «лишние» отпускные из остатка зарплаты.
Какие документы выдавать при увольнении?
Оба бланка не предусматривают указания должности лица, подписавшего справку, и проставление печати организации.
Раз трудовые отношения закончились, с работником должны рассчитаться – выплатить ему зарплату и компенсацию за неотгулянный отпуск. Также, в зависимости от причины увольнения, бывший сотрудник может претендовать и на дополнительные пособия и выплаты.
Справка о сумме зарплаты нужно оставлять согласно форме, что принята приказом Минтруда от 30.04.13 № 182н (о заполнении справки, см. в «Справка о сумме заработной платы 182н»). Лучше всего выдавать эту справку в нескольких экземплярах. Поскольку это облегчит диалог бывшего работника с будущим нанимателем.
При увольнении работника предусматривается выдача документов в общем порядке:
- обязательные
- не обязательные, выдаваемые на основании письменного заявления работника
Документы при увольнении сотрудника
Расчетный листок нужно выдавать каждому работнику при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ) независимо от того, просил он об этом или нет. Обычно расчетный листок выдают в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца, а при увольнении его нужно выдать при окончательном расчете.
Кроме того, существуют некоторые ситуации, предусматривающие передачу работнику дополнительных документов.
Такую выписку следует оформить за месяц увольнения. В ней должны содержаться сведения относительно работодателя и самого увольняемого. Она должна быть надлежащим образом заверена. Для чего на ней следует указать ФИО и должность сотрудника, имеющего полномочия заверять документы. А также его подпись и дата. В том случае если организация располагает печатью, то выписка должна быть заверена также и ей.
Увольнение происходит на основе приказа работодателя, который должен подписать сотрудник. По требованию сотрудника, он может получить заверенную копию этого приказа.
Дополнительно можно выдать при увольнении
Если человек попал под сокращение или всю его компанию ликвидировали, он может рассчитывать не только на выходное пособие, но и на средний заработок, пока ищет новую работу. Но пособие из этих денег все равно вычтут.
Сотруднику в день увольнения работодатель должен передать копию документа, включающего три раздела отчёта «Расчёт по страховым взносам». Основной информацией документа — выплаты сотруднику и начисленные страховые взносы.
В данной выписке должны быть отражены сведения с начала квартала вплоть до даты увольнения. А именно данные об уволенном сотруднике, имеющиеся в разделе 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», а также о нанимателе которые имеются на титульном листе.
Такая справка может пригодится сотруднику на новом месте работы. Новый работодатель воспользуется данными из справки для расчёта больничных, декретных и пособий по уходу за ребёнком.
Справка о сумме зарплаты нужно оставлять согласно форме, что принята приказом Минтруда от 30.04.13 № 182н (о заполнении справки, см. в «Справка о сумме заработной платы 182н»). Лучше всего выдавать эту справку в нескольких экземплярах.
Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).
В трудовой книжке обязательно должна быть сделана запись о расторжении трудового договора. Сотрудник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан заполнить 4 графы:
- указывается порядковый номер записи;
- дата прекращения трудовых отношений согласно приказу об увольнении;
- основание расставания с сотрудником (ссылка на конкретную норму ТК РФ);
- документальное основание увольнения, например, приказ об увольнении, его номер и дата издания.
При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.
Также, самая распространённая справка, в которой нуждаются уволенные работники называется 2–НДФЛ. Справка 2-НДФЛ подтверждает, что вы получали у данного работодателя заработную плату, и также сумму удержанного подоходного налога.
Оформить документ можно как на бумаге, так и в электронном виде, заверив файл усиленной квалифицированной электронной подписью. Обратите внимание: выбор способа получения СТД-Р при увольнении — прерогатива сотрудника.
Какие документы выдать по требованию работника
Рекомендуем выдать сотруднику 2-3 экземпляра такой справки — это упростит его общение с последующими работодателями.
Уволиться без отработки или с отработкой меньше чем 14 дней, возможно только при согласии работодателя.
При увольнении сотрудника работодатель, помимо трудовой книжки, должен выдать на руки еще ряд документов. Часть из них выдается по запросу уволенного сотрудника, а некоторые документы нужно выдать обязательно.
Форму СТД-Р — сведения о трудовой деятельности — сотрудник получает в электронном виде. Работодатель присылает документ, заверенный КЭП — квалифицированной электронной подписью. Форма СТД-Р выдаётся сотруднику в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.
Ответственность за невыдачу документов при увольнении
Работодатель не делает никаких пометок и записей в личной медицинской книжке сотрудника. Он должен выдать документ на руки в день прекращения действия трудового договора.
Такой импровизированный отчет обязательно подписывает работник с указанием даты ознакомления и получения документов.
Это правила для оклада, но они же касаются и премий с надбавками. Главное, чтобы эти выплаты были прописаны в трудовом договоре, а не устанавливались каждый месяц щедрым начальником.
Этот документ необходимо предоставить работнику в процессе окончательного расчета. И он должен содержать информацию относительно того, какие именно начисления и удержания (ст. 136 и 140 ТК РФ) были произведены при этом.
Семь обязательных документов
Рекомендуем к прочтению всем работодателям, причем не только новичкам, но и работающим не первый год, так как изменения в трудовом законодательстве происходят ежегодно.
Документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.
Перечень документов, которые выдаются на основании письменного заявления работника:
- Копия приказа о приеме на работу;
- Копия приказов о переводе на другую работу;
- Копия приказа об увольнении;
- Выписка из трудовой книжки;
- Справка о заработной плате;
- Справка о периоде работы у данного работодателя.
Если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию из своих средств или из средств работника, в справки при увольнении работника в 2020 году добавляют еще выписку из формы ДСВ-3.
Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций
Вызвали в кадры уволили в 19-00, из документов только трудовая книжка, был задним числом подписан приказ об увольнении. Деньги не получила, так как касса уже не работала. На следующий день поехать не могла по семейным обстоятельствам, до сих пор деньги не получила.
Перечисленные выше документы (за исключением справки о доходах) выдаются по инициативе работодателя.
Какие справки дают при увольнении
На основании ст. 62 Трудового кодекса РФ работодатель обязан по заявлению работника выдать трудовую книжку и копии документов связанных с работой не позднее трёх рабочих дней с момента подачи этого заявления.
Оформлять ее разрешено накануне дня увольнения, выдать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы.
Главное требование в этом случае предъявляется к дате, стоящей на заявлении сотрудника, который решил уволиться по собственному желанию.