Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Если трудовые договоры уничтожены в отделе кадров?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Вопрос: У нас в офисе случился пожар и все кадровые документы утрачены. С восстановлением трудовых книжек мы решили вопрос. А как восстановить экземпляры трудовых договоров, не знаем. Ситуацию осложняет и потеря некоторыми работниками своих экземпляров трудовых договоров.
Приказам же со сроком хранения 5 лет в этом случае будут присваиваться регистрационные номера с другой буквой, например, об отпуске — «о»: приказ № 1-о.
Каков срок хранения кадровых документов в организации
Про оцифровку трудовых книжек говорить смысла нет. Известно лишь, что далеко не все трудящиеся стремятся отказаться от привычной бумаги в пользу «каких-то» цифровых копий. В любом случае хранение книг по учету классических трудовых книжек и, особенно, подписи в них — практически неопровержимое свидетельство того, кто потерял или задерживает трудовую книжку.
Данные документы имеют срок хранения 75 лет. Срок хранения в 1 год установлен для графика отпусков и 3 года для иной документации по отпускам.
Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2, либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом.
Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.
В случаях, когда сотрудник просит выдать копию трудового договора, ее обязательно следует заверить. Для этого в нижней части документа вписывают слово «верно», под ним указывают должность и фамилию работника, заверившего бумагу, дату и подпись.
Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике (коробке). Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов — по алфавиту.
Не перепутайте штатные расстановки со штатными расписаниями (штатные расписания хранятся постоянно, ст. 71 Перечня). Отличие: в штатных расстановках конкретно указываются Ф. И.
Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.
Что делать, если утерян трудовой договор
Всем известно, какое значение имеет табель учета рабочего времени. И все-таки встречаются случаи, когда работодатели (особенно те, что стремятся замаскировать трудовые отношения гражданско-правовыми) не ведут по «замаскированным» сотрудникам табели учета.
Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись.
Вопрос: Что может предпринять работодатель при утрате кадровых приказов с подписями работников (в частности, по отпускам и кадровым перемещениям)? Каков порядок их восстановления?
Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.
Правильно систематизируем, формируем и уничтожаем кадровые документы
Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников.
Дебаты о том, обязателен ли этот документ, не утихают. Я считаю, что, если в ТК РФ есть такой термин (он упоминается в статьях 8, 57 ТК РФ), то дискутировать на эту тему не нужно.
По нашему мнению, наиболее безопасным вариантом для работодателя является второй вариант, так как возможность оформления дубликата трудового договора прямо не предусмотрена действующим трудовым законодательством (как, например, возможность оформлять дубликат трудовой книжки).
Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.
При этом дубликат документа должен отвечать всем требованиям, которые предъявляются к оформлению трудового договора, и быть идентичным утраченным экземплярам трудового договора. Если же электронной формы трудового договора нет, они рекомендуют заключить новый трудовой договор.
Сводная номенклатура дел организации составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме.
Какие документы входят в личное дело сотрудника
Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника.
Эффективность организации текущего хранения кадровых документов во многом определяется номенклатурой дел.
Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен.
Утрата кадровых документов приводит к появлению огромного списка проблем у кадровика. Особенно, если речь идет о трудовом договоре. Его необходимо как можно скорее восстановить. При этом следует выполнить процедуру правильно и с соблюдением всех законов.
Иногда с такой проблемой сталкивается кадровик, который приходит в компанию на место старого сотрудника. Если предшественник безответственно относился к хранению бумаг, существует большая вероятность, что многие документы новый работник не сможет найти. При регистрации приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК можно присваивать порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» (кадры) или «лс» (личный состав), например: приказ №1-к или №5-лс.
К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.
Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время.
Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты.
И начнем с основного «наболевшего» – книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Рассмотрим, как ее заполнять и хранить, на какие моменты при внесении записей стоит обратить внимание, как можно ее дополнить и пр.
По мере изменения положения работника в организации личное дело пополняется копиями приказов по личному составу, документами об аттестации, повышении квалификации и др.
Рекомендуется заключить новый трудовой договор. При этом дату заключения договора указать настоящую, а дату начала трудовых отношений – когда работник был принят в организацию.
Документы, с которыми не надо знакомить работников под подпись
График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день.
При проведении камеральных налоговых проверок, которые касаются переквалификации гражданских правоотношений в трудовые, налоговым органам следует учитывать сложившуюся судебную практику.
Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни.
Журнал учета приказов по личному составу (Можно рекомендовать выделить Журнал учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет и Журнал учета других кадровых приказов).
Каким образом составить согласие на обработку персональных данных работника, чтобы у ГИТ не было претензий по вопросам хранения отдельных документов и их копий в личных делах?
КЭДО начал свое победное шествие по стране, но рано радоваться и отказываться полностью от бумажных документов, а тем более уничтожать старые. О том, что отсутствие обязательных кадровых документов в осязаемой форме может сыграть роковую роль свидетельствует многочисленная судебная практика.
Кроме того, сотрудника, ответственного за нарушение, могут отстранить от должности на срок до трех лет.
Если трудовые договоры уничтожены в отделе кадров
Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы.