Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки сдачи авансового отчета по командировке». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Пандемия COVID-19 так или иначе повлияла на все сферы жизни, в том числе на возможность и условия посещения других стран.
В авансовом отчёте работник отчитывается о тратах, совершённых в связи с командировкой. Этот документ свидетельствует о целевом расходовании средств компании и должен быть подкреплён соответствующими документами: чеками, билетами, договором аренды и так далее. Их нужно указать в отчёте и приложить к нему же в качестве доказательств.
Организация может использовать стандартную форму авансового отчета, предложенную Госкомстатом еще в 2001 году (АО-1), или разработать свой вид документа с соблюдением необходимых реквизитов. В этой статье мы рассмотрим заполнение унифицированной формы АО-1.
Авансовый отчёт по командировке: заполнение, документы для подтверждения
К авансовому отчету нужно приложить все подтверждающие затраты документы — товарные чеки, накладные, акты, счета-фактуры и т. д. Остаток денег нужно вернуть в кассу предприятия. Если работник потратил часть личных денег, после проверки отчета ему возместят перерасход.
Авансовый отчет следует составлять в виде электронного документа и заверять его квалифицированной электронной подписью. Если нет возможности формировать и хранить электронные документы или бумажная форма обязательна, составляйте отчет на бумаге.
В случае с самолётом распечатанной маршрутной квитанции недостаточно — нужно обязательно распечатать посадочный талон и поставить на нём штамп о досмотре во время предполётных процедур.
У лицевой страницы есть отрезная часть (расписка) — о том, что авансовый отчет принят бухгалтером компании. Этот квиток, подписанный ответственным сотрудником бухгалтерии, остается у командированного.
Таким образом, нормативные предписания Положения Совмина № 176 в части определения порядка окончательного расчета с работником, вернувшимся из командировки, могут рассматриваться как предписания, имеющие большую юридическую силу по отношению к соответствующим нормам Инструкции Нацбанка № 117.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Обратите внимание, что все, что отмечено зеленым на образце, заполняет сам работник, а то, что красным — отметка об утверждении директором, которая ставится уже после рассмотрения документа и проведения его по бухгалтерии.
Абзац №2 п.6.3, содержащийся в документе Указания N 3210-У, гласит, что авансовый отчет должно заполнять лицо, ранее получившее денежные средства, а затем нужно отнести его в бухгалтерию.
В Банковском кодексе не содержится прямого полномочия Нацбанка на регулирование вопросов, связанных с порядком возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками.
Производственные расходы не смогут быть отражены и у организации не получится вычесть НДС без подтверждающих первичных документов, которые работник должен прикрепить к отчету. К ним относятся: чек (товарный или кассовый), ПКО, товарные накладные и т.п.
Контроль качества принимаемых наличных
В силу положений постановления Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 г. N 329 «О Министерстве финансов Российской Федерации», Министерство финансов Российской Федерации не наделено полномочиями по разъяснению действующего законодательства Российской Федерации и практики его применения.
В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.
Из приведенного анализа усматриваются определенные различия в сроках окончательного расчета с командированным работником, а также в подходах к исчислению данных сроков (в одном случае срок исчисляется со дня возвращения работника из служебной командировки, в другом – с даты представления отчета).
В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.
В такой ситуации возникает дилемма: каким из НПА следует руководствоваться при решении вопроса об окончательном расчете с работником, вернувшимся из служебной командировки.
Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов.
В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год.
Авансовый отчет по хозяйственным расходам сдают не позднее трех дней после истечения срока, на который был выдан аванс (п. 6.3.
Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом с 30.11.2020 изменятся. До этой даты они были строго оговорены законом и привязаны к последнему дню того временного промежутка, на который выдаются деньги под отчет.
Для чего нужен авансовый отчёт
Но с 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У данное требование было изменено. Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет. Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.
После передачи отчета он проверяется в бухгалтерии, затем его утверждает руководитель компании, а потом осуществляется окончательный денежный расчет с сотрудником.
За отсутствие первичных документов положена административная ответственность. Это грубейшее нарушение требований к бухгалтерской отчетности и бухучету, за него предусмотрен штраф до 10000 рублей.
Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.
При заполнении формы № АО-1 необходимо учесть, что:
- код ОКПО должен состоять из 8 цифр
- в поле «Отчёт в сумме» необходимо указать фактически израсходованную денежную сумму, если она отличается от размера аванса
- если компания не имеет структурных подразделений, можно не указывать наименование и код подразделения
- в пустой строчке таблицы слева допускается написать «Получен аванс на банковскую карту» (в стандартном варианте бланка предусмотрена только выдача из кассы)
- цифра «Израсходовано» в таблице должна совпадать с цифрой в поле «Отчёт в сумме» (допускается отличие от цифры «Итого получено»)
- поле «Остаток» заполняется, если цифра «Итого получено» превышает цифру «Израсходовано»
- поле «Перерасход» заполняется, если цифра «Итого получено» меньше цифры «Израсходовано»
Отчёт после проверки подписывают бухгалтер, главный бухгалтер, а затем документ утверждает руководитель компании (подпись вверху страницы).
Так как в 2022 году большинство проездных документов оформляются в электронной форме, состав документов изменился.
Авансовый отчет по командировке
Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.
После возвращения из командировки работнику нужно доказать, что деньги были потрачены по назначению. По п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв.
Пунктом 35 Порядка N 813 предусмотрено, что по возвращении из командировки гражданский служащий обязан в течение 3 служебных дней представить в государственный орган авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной командировкой суммах по установленной форме и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в служебную командировку денежному авансу на командировочные расходы. До поправок кассовые операции разрешали вести с использованием программно-технических средств. Сейчас это положение конкретизировали: можно проводить их с помощью автоматических устройств, которые работают без кассира.
Составление авансового отчета и его сдача: нормативные акты
Каждая израсходованная подотчётным лицом сумма должна быть подтверждена соответствующим документом (одним либо несколькими). Все подтверждающие документы должны быть приложены к авансовому отчёту и храниться вместе с ним.
Ее применение не является обязательным. Каждая организация имеет возможность разработать необходимый и удобный для нее бланк самостоятельно и закрепить его использование в учетной политике и локальном нормативном акте о командировках.
Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.
В авансовом отчете подотчетное лицо отражает как и на какие цели потрачен полученный аванс.
Кассир обязан проверить, что выдаёт деньги тому человеку, который указан в документах. Раньше требования к проверке были серьёзнее: надо было запрашивать паспорт, предусматривался особый порядок работы с доверенностью. Теперь это не обязательно: кассир сам может решать, как проверить получателя.
Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.