Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение и хранение трудовых книжек в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Таковой является дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1).\n\n\n\nОтметим, что по действующим правилам издание приказа (распоряжения) о приеме на работу — это право, а не обязанность работодателя (см. «Работодателям разрешили не оформлять приказ о приеме на работу»).
В правилах оформления есть существенные новации:
- Записи разрешено вносить с помощью технических средств, штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
- Сведения о работе по совместительству разрешено вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
- Разрешили не заверять запись при увольнении подписью работника.
Заполнение трудовой при первом трудоустройстве
Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 31 октября 2016 г. N 588н «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 14 ноября 2016 г., регистрационный N 44326).
Если лицо устраивается на работу впервые в 2022 году и позже, на него заводится только ЭТК. Такой работник не может выбрать бумажный вариант, вся информация о трудовой истории оформляется в электронном виде.
Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации.
Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.
С одной стороны, понятно, когда применять термин «прекращение», с другой – кадровые службы могут ошибочно при заполнении книжки сослаться на указанную ст. 83 ТК РФ. Но все основания, перечисленные ст. 83 ТК РФ, должны оформляться со ссылкой на п. 10 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправляет неточности работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.
Весьма странный факт: в новом нормативном документе не учтено, что сейчас у подавляющего большинства работодателей отсутствуют наличные расчеты и приходных кассовых ордеров у них быть не может ввиду отсутствия кассы.
Плата за доступ к сведениям, содержащимся в реестре дисквалифицированных лиц, размещаемом уполномоченным федеральным органом исполнительной власти на своем официальном сайте, не взимается. А вот за получение выписки из реестра о конкретном дисквалифицированном лице либо справки об отсутствии запрашиваемой информации установлена плата.
Сотрудников не нужно будет знакомить с каждой вносимой в книжку записью под роспись в личной карточке. Также не требуется заверять подписью увольняемого сотрудника все записи, внесенные в книжку за время работы у соответствующего работодателя.
Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 25.03.2013).
Поэтому на работников, на которых трудовые книжки для кадрового учета не ведутся, вести личные карточки не требуется.
Предусмотрено, что при подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде работодатель выдает ему трудовую книжку на руки не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления.
Как уже говорилось, требование знакомить работника с вносимыми в его трудовую книжку записями содержится в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», которое утрачивает силу с 1 сентября 2021 года.
Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК. Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7.
При этом сами Правила продолжают действовать. В первоначальной редакции проекта Порядка момент вступления его в силу был привязан к дате отмены Правил, чтобы вместо двух документов – Правил и Инструкции – кадровикам можно было руководствоваться только одним – Порядком.
Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2020 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК.
Порядок утвержден Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320, был зарегистрирован в Минюсте России 01.06.2021, вступает в силу 01.09.2021 и будет действовать, как и все принимаемые ныне подзаконные нормативные правовые акты, в течение шести лет – до 01.09.2027 (то есть по 31.08.2027 включительно).
Если собираетесь использовать штамп с указанием названия организации, будьте аккуратны: он должен быть идеальным и точно попадать в раздел 3, чтобы у работника в дальнейшем не возникали проблемы с подтверждением стажа.
Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе.
При подаче сотрудником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности книжка выдается ему на руки в течение 3 рабочих дней.
Если же сотрудник изъявит желание, бумажный вариант трудовой книжки работодатель может вести и дальше.
Установить, что настоящий приказ вступает в силу с 1 сентября 2021 г. и действует до 1 сентября 2027 года.
Как правильно заполнить трудовую книжку
По общепризнанному мнению, любой вновь принимаемый документ, регулирующий жизненно важные вопросы значительной части общества, вызывает чувство надежды, что уж он-то внесет больше ясности, избавит от неоднозначных трактовок или явных ошибок. Так было и сейчас.
С 1 сентября 2021 года утрачивают силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).
Расширили положения, касающиеся внесения сведений о работе. В случае если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он при этом не осуществляет трудовую деятельность, то для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв.
Новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек: что изменилось?
Сотрудник решил поработать дома во время болезни. Если компания сообщит об этом в ФСС – он получит пособие по нетрудоспособности в уменьшенном размере или вовсе останется без него. Если не сообщит – компании будет грозить штраф.
К примеру, одна часть записи может быть внесена в виде штампа, а другая часть этой же записи — заполнена вручную (п. 3 Порядка № 320н).\n\n\n\nВо-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»).
Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:
- даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета, штампы (печати) или печатающую технику;
- не применяют сокращений;
- не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
- Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
- информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
- подпись работника теперь не обязательно должна заверить сведения.
Делается это следующим образом.\n\n\n\nЕсли речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения.
Новое в трудовых книжках. Практикум для кадровика
В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.
Более того, с 1 сентября 2021 года кадровая служба может не оформлять карточки Т-2 при приеме на работу. Исключение: работник состоит на военном учете, в этом случае обязательна форма Т-2. Немаловажно соблюдать требования архивного законодательства.
То же самое касается и сотрудников, которые подали работодателям заявления на переход на электронные трудовые книжки. На них работодатели только предоставляют в электронном виде сведения в Пенсионный фонд РФ.
До Приказа № 320н информация о работе по совместительству вносилась по желанию сотрудника основным работодателем на основании документа, который человек приносил с работы по совместительству.
Как исправить ошибку в трудовой книжке
Очень жаль, что Минтруд России не удосужился привести точные примеры хотя бы по основным, наиболее часто применяемым основаниям прекращения трудового договора. Тем не менее в п. 15–19 Порядка понятие «увольнение (прекращение трудового договора)» по смыслу противопоставляется понятию «расторжение», т. к. при расторжении подразумевается наличие инициативы одной из сторон трудовых отношений.
Причина, видимо, в том, что ранее были даны противоположные ответы на запросы кадровых служб, как же правильно вносить запись в трудовую книжку при прекращении трудовых отношений. Согласно «золотому правилу» кадрового делопроизводства большинство специалистов решило, что запись должна соответствовать тексту приказа, а приказ должен соответствовать тексту закона.
Кто в ответе за грамотность оформления
Появилось разделение сроков по видам записей. Не позднее пяти дней нужно фиксировать прием на работу, перевод, получение квалификации, награждения. Сведения об увольнении вносятся в день увольнения.
Не стоит забывать и о сроках выдачи на руки БТК. Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности.